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档案管理技能训练;第3章　档案整理技能训练;第3章　档案整理技能训练;档案整理;3.1　做好整理准备工作;机关档案的整理;档案馆的档案整理;整理工作的意义;档案整理三原则;档案整理两种方法;文件整理归档操作流程;全宗概念;全宗构成者条件;人物全宗;全宗的补充形式;全宗群;全宗内档案的分类;分类的一般方法;常用分类方法 （一） 年度分类法 （二） 组织机构分类法 （三） 问题分类法 ;3.2 按“件”整理档案;整理原则：遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系，便于保管和利用。 质量要求：应齐全完整，破损的文件应予 修整，字迹模湖或易退变的文件应复制； 使用的书写材料、纸张、装订材料等应符 合档案保护要求。 ;整理步骤-1 装订; ; ; 文件装订方式的选择 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 　　　1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命； 　　　2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。;;×省档案局文件 ×档发[1999]38号 关于印发《×省机关档案 工作目标管理考评内容和 评分标准》的通知 ;安徽省档案局文件 皖档发[1999]37号 关于印发《安徽省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《安徽省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 ;2021/7/5;整理步骤- 2 分类;整理步骤- 3 排列;排列原则;;整理步骤- 4 编号;编号方法;室编件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从 “1”开始标注。如采用“年度—机构—保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。;; 馆编件号的编制 馆编件号设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时，由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，如部分需要抽出、补充等，使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象，从而给管理带来困难，故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。具体情况在这里不作介绍。 ;档号项目设置及填写;全 宗 号:档案馆给立档单位的代号 如：J026 、J124 年 度:指归档文件形成年度，用4位数表示 保管期限:分为永久、长期、短期三种 也可用 Y 、C 、D 表示 件 号:室编件号由档室填写，馆编件号由 档案馆编写 ; 选择项;加盖档号章 档号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够正确归档。;归档章;整理步骤- 5 编目;编目主要指编制归档文件目录。为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。;归档文件目录用A4纸。  目录应装订成册并编制封面。封面设置全宗名、年度、保管期限、机构(问题)等项目。;编目 例;2021/7/5;;归档文件目录格式; 件 号;;整理步骤- 6 装盒;; 档 案 盒 封 面; 全 宗 号 J012 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 机构（问题） 行政类 室 起 1— 20 止 件 号 馆 盒 号 ;备考表 ;3.3　按“卷”整理档案;传统立卷工作内容;档案整理工作的组织;档号;全宗号：档案馆(室)给定每个全宗的代码。 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。  类别号：馆(室)藏档案类别的代码。  项目号：产品、设备等档案的代字或代号。 案卷号：案卷排列的顺序号。  件号：案卷内文件的顺序号。 页(张)号：案卷内文件每页(张)的顺序号。  代码：易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 ;档号的结构 ;;（全宗号） 0308;盖章要求;具体栏目的填写; （4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编