公文规范管理实施细则.docVIP

PAGE 2 PAGE 1 公 文 规 范 管 理 实 施 细 则 为了规范公司公文需录入电脑中进行长期保存的文书的规格、结构特订立本实施细则。 文书指各种因处理公务而形成的书面材料。包括会议纪要、章程、条例、规定、办法、计划、总结、报告以及合同、契约等等。其格式包括：标题、发文字号、主送单位（机关）、秘密等级、紧急程度、正文、附件名称、发文单位、署章、发文日期、抄报单位、抄送单位、主题词、打字人、校对人等部份组成。 文书结构 1、标题。标题的位置在文书开首，居于正文的上端中央。当标题过于冗长时，可分两行甚至三行。采用三号字，宋体加粗，标题可位于纸张的第二行。 2、发文字号。包括单位简称、公文属性、年份、字号。发文字号应置于文件名称之下，横线上面居中。采用小三号字，宋体。于正文之间空出一行，行距为小三规格。 3、主送单位。主送单位一般位于标题下方，正文之前，应顶格。采用四号字，黑体加粗。 正文。每段首行应空出两个字的空格。采用小四号字，宋体。 5、发文单位。又称落款。在正文下方偏右的位置。应写明全称。采用四号字，宋体加粗。 6、发文日期。文书必须注明发文日期。位于文书的末尾，发文单位的下面并稍向右错开。采用四号字，宋体加粗。 7、附件。非每份文书皆有。如有附件应在正文之后、发文单位之前，注明附件的名称和件数。采用小四号字，宋体。 8、当需向主送单位致礼时，则“致”空两格，“礼”位于“致”次段顶格。 9、抄报单位、抄送单位、主题词、打字人、校对人，采用小四号字，宋体加粗。 二、纸张规格 除了部份致银行、税务局等单位的短函用B5纸外，其它文书均采用A4纸。 页边距分别为上下2.54CM，左右3.17CM(为电脑默认值)。当存档需安排装订线位置时，装订线设1CM，不需要时，装订线为0（即电脑默认值）。 版本注意事项 如需分项条列时，则不论大点小点，每段首行均空出两个字的空格。如： 一、…………………………………… 1、………………………………………………………… 2、…………………………………… （1）……………… （2）…………………………………………………… 2、如需分章、节叙述时，则将每章、节标题居中。如： 第一章 总 则 第一节 1、……………… 2、……………………………………………………………… 3、因为公司用微软的WORD软件处理，因此有编号默认格式，当出现文字自动缩进时，则应将各段的左右缩进设为0，特殊缩进中的首行缩进设为1CM（此为四号字的缩进量，当正文为小四号字时应设为0.8CM）。或者直接从标尺中设定缩进量。 4、一般文章的行间距为WORD中的默认格式，如发生全文只占用了纸张的一半多或正好多出若干行于次页时，可根据当时情况调整行间距的倍数或最小值。一般情况下，正文采用小四号字时，行距为多倍行距，设置值为1.75倍。 页两以上的文件应插入页码，采用共**页第**页，页码位于纸张下方居中。 一篇文章录入完标题时，应先敲回车键至全文，在录入正文时，不要自动回车，应使用向下箭号键（↓）。