秘书的沟通与协调培训教材.pptxVIP

第二章 秘书的沟通与协调沟通不断地在人与人之间、群体与群体之间、组织与组织之间进行。沟通控制着组织的物流、资金流与人流，是组织管理工作的基础。组织通过沟通把许多独立的个人和部门连接起来，组成统一的整体，因此有人将沟通形象地比作现代组织的神经系统。 一、沟 通 的 含 义 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。一、沟通的含义沟通过程不仅包括口头沟通、书面沟通也包括会议沟通和工作报告沟通。它不仅有口头语言、形体语言、个人习惯和方式、物质环境——即赋予信息含义的任何东西。 沟通是一致通过传递观点、实事、思想、感受和价值观而与他人接触的途径。 人际沟通图解 反馈表达——传递倾听——理解沟通是一个过程：信息与通道感受到的信息 打算发送的信息解码过程编码过程接受者发送者反馈编码过程解码过程噪音沟通的过程的关键噪音反馈 接受者 发送者方法 沟通的关键是听者所听到的和他对 信息内容的理解沟通无效实例上司所说的话1）看完预算之 后，我再考 虑给你的部 门增加一个 人手。上司的原意大约三个礼拜之后，我们再开始进行招募工作。部属听到的意思我现在有更重要的事情要办。让我们忘掉未来雇人的事吧。OHT 7-4（a）沟通无效实例上司所说的话2）你的绩效这 一季比上一 季低，我真 的期望你再 加点油。上司的原意你需要再努力一点，而且我相信你做得到。部属听到的意思如果再落后的话，你会被解雇。目的意图 沟通对象 信息内容 方式方法 时间安排 沟通中的五个关键要点 1、目 的 意 图获取信息发出信息获得反馈和意见说服某人对决策施加影响达到其他目的1、我的经营理论是要让每个人都能感觉到自己的贡献，这种贡献看得见，摸得着，还能数得清。2、你一生中卖的唯一产品就是你自己3、 决定经济向前发展的并不是财富500强，他们只决定媒体、报纸、电视的头条，真正在GDP中占百分比最大的还是那些名不见经传的创新的中小企业；真正推动社会进步的也不是少数几个明星式的CEO，而是更多默默工作着的人，这些人也同样是名不见经传，甚至文化程度教育背景都不高，这些人中，有经理人、企业家，还有创业者。4、在购买时，你可以用任何语言；但在销售时，你必须使用购买者的语言。5、“时用则知物”，即从预测市场对商品需要的信息，预测市场商 品经营的情况。6、在所有组织中，90%左右的问题是共同的，不同的只有10%。只有这10%需要适应这个组织特定的使命、特定的文化和特定语言。7、讲智谋，讲果断。以“智、 勇、仁、强”为经商要领，否则，“其智不足与权变，勇不足以决断，仁不能以取予，强不能有所守，虽欲学吾术，终不告之矣。8、企业的情况很复杂，所以应该有壮士断臂的勇气和决心，因为这个放弃减少了对他的很多压力和拖累，使他更有力量，寻找更好的机会来发展。沟通必须有明确的目的，这是沟通获得成功的基础。根据目的不同采用不同的沟通方法。2、沟通对象谁是你的沟通对象 明确沟通对象对沟通的影响 他们掌握多少背景知识 ——确定传达信息的深度和广度。他们对同类任务的熟悉程度——确定是否需要解释涉及的专业术语。他们的沟通习惯——确定最合适的沟通方式。案例：沟通的目的和对象有一个秀才去买柴，他对卖柴的人说：“荷薪者过来！”卖柴的人听不懂“荷薪者”（担柴的人）三个字，但是听得懂“过来”两个字，于是把柴担到秀才前面。　? 秀才问他：“其价如何？”卖柴的人听不太懂这句话，但是听得懂“价”这个字，于是就告诉秀才价钱。 秀才接着说：“外实而内虚，烟多而焰少，请损之。（你的木材外表是干的，里头却是湿的，燃烧起来，会浓烟多而火焰小，请减些价钱吧。）”卖柴的人因为听不懂秀才的话，于是担着柴就走了。 管理者平时最好用简单的语言、易懂的言词来传达讯息，而且对于说话的对象、时机要有所掌握，有时过分的修饰反而达不到想要完成的目的。启示3、信息内容必须考虑沟通信息中应包括哪些内容。如果沟通的主要意图和沟通对象的需求已经明确，那么就可以直截了当地提出信息的主要内容，以及关于沟通信息进一步的说明。 沟通中的信息共享信息内容——优质信息获取自己真正需要的信息提供给他人的是他们所需要的内容正确 形式适当 及时提供 正确人员 适度费用 优质信息的指标故事一位著名的诗人最近思路打不开，怎么也冲不出思想的牢笼，于是想到外面寻找灵感。这一天，他到乡间野外散步，阳光下，忽然远远看见一块牌子掩映在树林里，上书四个大字特别醒目“阳光不锈”，诗人当场呆住，心想，这是多么有寓意的词语，绝对不是一般人能够想到的。于是，他非常想拜访一下书写这个精辟之极的词语的高人。 等他走近这块牌子，发现被树丛挡住的那部分牌子写着“钢制品厂”。 目的意图清楚启示信息内容对称问题什么决定了沟通的信息和内容？沟通中最关键的部分是传递信息和内容。而