会议和重大活动工作流程和要点.docxVIP

会议和重大活动工作流程和要点（试行） 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程 （ 以公司年度工作会议为例 ） 会议场所预定 T印发会议通知 T统计会议回执 T编制 会议服务指南 T会议物品准备 T会议资料准备 T会场准备 T住宿安排T餐饮安排T会议报到（接站） T发放会议资 料T就餐T住宿T领导会见 T会议召开 T会议结束（送 站）T会议总结。 2、会议筹备工作事项 （ 1）印发会议通知。 总经理工作部按照公司总经理办 公会研究通过的《关于召开公司 **** 年度工作会议筹备方 案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召 开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及 会址路线图等，并附会议回执单。 （ 2）制作并发送会议请柬。 研究用于会议宣读的国家 有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上 级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。 总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请 柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构 领导的请柬由相关部门负责发送。 （ 3）预定会议场所。 根据会议规模预定会议地点。公 司年度工作会议一般要根据参会人数预定 1 个大型会议 室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和 贵宾休息室等。 （ 4）预定与会代表住房。 根据参会人数预定会议所需 房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房 型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。 （ 5）安排会议餐饮。 根据会议规模安排餐饮事项，应 考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴 请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准 , 提前制定菜 单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。 （ 6）准备会议文字材料。 公司工作会议文字材料主要 有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报 告、交流（表态）发言、总结讲话等。 （ 7）草拟会议筹备方案。 内容包括： 确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员 名单 ,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。 制订会议经费预算。 会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会 议室、汇报厅、贵宾休息室等 与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排 会议宣传标语的内容和布置。 会议物品准备情况。 表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。 （ 8）编制会议服务指南。 根据会议回执，准确统计参 会代表人数，编制会议服务指南。包括： 会议议程安排、组织机构。包括会议总协调、秘书 组、会务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。 会议须知。包括就餐时间和地点、会议要求和注意事 项。 会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位 职务、房间号、餐桌号（如有集体活动的，还需注明乘车 号）。 召集人汇报安排。包括公司领导、召集人名单和汇 报时间、地点。 会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、 讨论地点。 列席代表名单：包括姓名、单位、职务。 会场座次表。 （ 9）准备会议用品、设施等。 主要包括： 文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指 南、签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或 直接到会场发放。 会议引导牌。包括报到处、主会场、餐厅、分组讨 论会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一 标识。 会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印 机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等，达到集中办 公条件。 备好参会领导和会议代表席签。 （10 ）会议宣传方面准备。 本着隆重、热烈、简朴的 原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括： 会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门 等。 悬挂宣传标语。 制作会场外欢迎横幅、电子标语。 制作主会场背景板、会场尾标。 制作宴会厅背景板。 制作会议展板、宣传片等。 制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。 安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的 踏步等。 （11）交通方面准备。 安排专人负责车辆调度和指挥，做好接送站的工作方 案。 准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴 车和商务车。 （12）安排会场。 预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领 导 审定。 安排会场音响、话筒及录音摄像，确定会前、会中 和颁奖音乐。提前做好设备调试及保障，确保万无一失。 根据领导座次安排好代表席签、文具、鲜花、茶 水、矿泉水、小毛巾的摆放；贵宾室布置（ 见附图 1—— 大会领导座次安排 ）。 做好会场通风和温度调节预案。 安排好会场礼仪、服务人员等；如有颁奖或责任制 签订，需提前进行彩排。 搞好会间服务和会议休息时的茶歇服务。 （ 13）安排集体合影。 提前清空合影场地，必要时请 摄影师先查看摄影场地，根据上午或下午的时间，确定摄 影的方向和位置，并根据天气变化情况