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提 升 工 作 效 率 ——工具、方法篇 2 目 录 方法篇 2 1 工具篇 概述 文档搜索 日程管理 个人知识管理 其它工具 终极工具 小结 3 工具篇——概述 为什么要使用工具 针对重复性或耗时过长的工作，利用工具来提升工作效率； 针对自身能力或工作上存在的弱点，利用工具弥补； 工具定律 没有最好的工具，只有合适自己的工具； 工具只有培养使用习惯后，才称之为工具； 4 文档搜索——Everything 文件名搜索工具：Everything，可根据文件名关键字快速找到想要的文件 优点：搜索速度令人震惊、占用资源小、支持多种搜索方式 缺点：只支持 NTFS 文件系统，不支持 FAT32 文件系统 下载地址： 搜索技巧 空格表示“与”，半角竖线|表示“或”，例如：jpg 李白|libai 支持正则表达式， 例如：[a-w],[0-9] 等表达式，gr(a|e)y将匹配gray或grey 可以指定目录搜索范围 可作为一个小型的文件服务器 5 文档搜索——百度硬盘搜索 硬盘文档全文搜索， 可根据文件名或文件内容等关键字快速找到想要的文件 优点：支持多种文档索引、支持全文搜索、文件类别搜索、目录搜索 下载地址： 搜索技巧 输入“周杰伦 ”即可找到硬盘中周杰伦的所有mp3 输入“st:(2004:10:20)”，即可找到2004年10月20日您保存的文件。 输入“title:头文字D”即可找到所有标题包含“头文字D”的文件 使用“李白 folder:c:\downloads”，即可找到c:\downloads下的李白相关文件 6 日常管理——Google日历 Google Calendar是互联网最好的日程管理工具，并且可以在多机器多设备间共享。 假如电脑不能联网，Outlook也是个不错的选择。 网站： 如何将日历同步电脑桌面 同步到手机日程管理 S60系列手机，安装GoogaSync iPhone手机，原生支持，设置教程： 短信通知 Google日历的短信通知方式是免费，设置—移动设置； 邮件通知 每天自动通过邮件方式将每日日程发送到Google邮箱； 7 个人知识管理——网文快捕 知识管理工具要求： 灵活的知识分类体系 支持多种文档格式 搜索、标签 知识共享 网文快捕特点： 按书籍方式分类管理知识； 树形知识分类 支持浏览器页面直接保存，管理 可以导入Office文件，PDF文件，电子邮件，文本文件 支持附件添加 搜索引擎、标签 CHM、EXE电子书导出，方便共享 知识管理最重要的部分是层次化、结构化，并形成充分的联想。 个人知识管理过程：学习知识、保存知识、共享知识、使用知识 8 个人知识管理——思维导图 思维导图记录思路、内容和学到的知识， 绘制思维导图的工具很多，Xmind是其中一款比较强大的免费导图绘制工具。 下载地址： 9 其他工具 工作日志 养成良好的工作日志习惯 记录要素：5W2H，What、Why、Who、When、Where、How、How much 日志记录工具根据个人喜好选择，WORD、Excel、Evernote、OneNote，要求方便记录、搜索、回溯 电脑桌面管理 桌面要简洁 任务栏工具：Free Launch Bar，将经常使用的应用软件或文档、目录设置为快捷方式 文档处理工具 文本文档：Ultraedit，支持宏处理、列模式处理、文本格式处理、多文件比较替换 数据处理：Excel、Mysql等 剪贴板工具：ClipX、Ditto（免费），ClipMate（共享） PPT素材：养成日常收集PPT素材的习惯 个性化工具 利用Word、Excel自行制定各种工具跟踪工作、收集资料 10 终极工具：笔和纸 11 小结—各种工具 工具只有培养使用习惯后，才称之为工具 百度硬盘搜索 Google日历 网文快捕 思维导图 工作日志记录 Free Launch Bar Ultraedit Excel、Mysql 笔和纸 ..... 12 目 录 方法篇 2 1 工具篇 时间管理 会议管理 13 时间管理——时间管理问题 工作有计划，但计划工作却没有按时完成 每天都很忙， 甚至经常加班，但绩效却没有提高 上半周工作很清闲，下半周工作很忙 邮件强迫症，身不由己去看邮箱有没有新邮件，每当“邮件到达”提示时，立刻放下当前的工作去看邮件 临时的事情打乱了工作的节奏，救火 计划看10分钟新闻，结果看了半个小时 反正每天工作任务很多，那件容易先做哪一件，或者随便挑一件先做，做完一件算一件 不好意思拒绝他人之请託而导致的时间浪费 14 时间管理——事务处理的一般流程 15 时间管理——时间安排原则 按四象限原理来确定工作任务的轻重缓急，往往重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要； 遵守20：80定律； 一