《办公事务管理》电子教案.pptx

办公室事务管理;;;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;第一节　办公室的布局;;第二节　办公环境的优化;1.秘书办公区 秘书的直接办公空间,一般指秘书办公室的办公设备、办公用具等。秘书应该在每天上班后或下班前做好如下工作,以保证办公室始终是一个舒适、高效的场所。 上班后:打扫办公室,擦好办公桌、档案柜、电话机等;为办公室内的花卉浇水、整理枯叶等;清除纸篓内的纸屑;把办公室的空调调节好,使室内温度适宜;办公室内有百叶窗的,要调整好百叶窗的角度;日历要翻至当天日期,检查时钟显示的时间是否正确;盖章用的橡皮印改为当天日期;把报纸、杂志等排列整齐,及时补充墨水、便条纸、圆珠笔、铅笔等;准备好日常饮用水;将日程表和必要的文件资料置于上司和自己的桌上;准备好当天的报纸及重要的文件,让上司能及时阅读。 下班前:将所有散置的纸张放进抽屉里,如果这些纸张必须留在办公桌上,可以将它们装进文具用品盒里;查看办公室内的所有办公设备是否已关闭,电源是否切断,抽屉、橱门是否已锁好。;2.上司办公区 秘书整理上司的办公区前,要注意应当事先经上司授权。秘书每天早晨为上司整理办公室时要做好以下工作: (1)定时开窗通风,保持空气的自然清新,并定时测量室内的温度和湿度,保持上司习惯的温度和湿度。 (2)整理上司的办公室和办公桌,将文件和物品摆放整齐,文件柜、书架、报纸架和各种陈设要保持清洁。 (3)经上司授权后,定期对上司的文件柜进行清理,将文件资料归类保管存放,将一些无用的文件及时清退或销毁。 (4)上司办公室内的花卉、盆景,要及时浇水、施肥、剪枝,保持其美观;上司办公室内的金鱼要及时喂食,清理鱼缸内的浊物,保持水质的清洁。 (5)给上司削好铅笔,补充好办公用品,如曲别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放的不规整,应该把它们码放好,使其并排朝向手这边,以提高上司的工作效率。 (6)上司进办公室后,应根据上司的习惯或爱好,给上司沏茶或泡咖啡。 (7)把当天早晨收到的报纸、杂志交给上司。如果上面有与本公??或本行业有关的信息,应用红笔在标题下画上波浪线,以提请上司注意。如果网上有同样的信息,应下载打印出来一并交给上司。 (8)上司接待客人后,要及时对烟灰缸、茶具等进行清洗和整理。 (9)确保纸篓里没有堆放的垃圾,确保钟表、日历显示的时间和日期正确。 (10)经常对安全、卫生等状况进行检查,发现问题及时通知有关人员进行修理或打扫。 ;3.公共办公区 公共办公区一般设有秘书经常使用的传真机、复印机,以及秘书与同事共同使用的档案柜、书柜、报纸架、办公室的茶水桌及由秘书负责的接待区、会议室等。 (1)要保持上司会客室和会议室的清洁,在来访客人离开及会议结束后,要及时通知保洁员进行打扫和清理。 (2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公设备,保持周边的整洁,发现问题自己动手解决或及时找人维修。 (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常清理,对报刊、文件及公用的办公用品,用后要及时放回原处,保持整洁有序。 (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患,并及时提出建议或通知有关人员进行整改。 ;第二节　办公环境的优化;;;;第三节　办公环境的安全管理 ;第三节　办公环境的安全管理 ;第三节　办公环境的安全管理 ;第三节　办公环境的安全管理 ;第三节　办公环境的安全管理 ;第三节　办公环境的安全管理 ;;;;第四节　办公室信息安全;一、秘书工作与信息安全 随着社会的发展,秘书的职能虽然有了很大的扩展,但保密工作仍是一条主线,几乎贯穿于秘书所有的工作之中。同其他工作人员相比,秘书工作的涉密性更加明显。;第四节　办公室信息安全;第四节　办公室信息安全;第四节　办公室信息安全;二、信息安全的内容 秘书的信息安全工作涉及范围很广,时时、事事、处处都要特别注意。对于无形的秘密,秘书要牢固树立保密观念,养成随时随地保密的习惯。对于有形的秘密,秘书要注意以下三个方面的内容:;第四节　办公室信息安全;第四节　办公室信息安全;第四节　办公室信息安全;三、信息安全工作方法 根据办公室信息存储的载体(纸质载体和磁性载体),可以将信息安全工作分为三类:口头信息安全、纸质信息安全、电子信息安全。相对于不同的信息载体,我们要采取不同的方法来实施信息安全保障。;;;;;;第一节　办公用品的购置;第一节　办公用品的购置;第一节　办公用品的购置;第一节　办公用品的购置;第一节　办公用品的购置;;;第二节　库存控制;第二节　库存控制;第二节　库存控制;第二节　库存控制;第二节　库存控制;第二节　库存控制;第二节　库存控制;;;