展会工作程序.pdfVIP

展会工作流程 1.0 目 的： 为合理、高效组织展会筹备、推广与接待工作，确保展会总体工作的顺畅及 有效。 ． 范 围： 各系列产品参展活动的策划、组织实施、执行评估等全过程管 2 0 理控制。 ． 职 责： 3 0 ． 研发系统负责参展产品的设计、 开发、打样及评审展会产品及饰品的确 3 1 定、 新产品的 培训等。 ． 营销系统策划部负责展会活动策划方案制定、组织实施总体培训、执行 3 2 跟进、评估 总结；以及展会搭建陈列组织、展厅布置安排、物料准备 等。 ． 营销系统品牌部、办事处、外贸部负责展会前客户邀请、组织接待、客 3 3 户资料总结评 估与开拓跟进等。 ． 营销中心客户服务部负责展会期间客户接待、后勤保障、订单处理等工 3 4 作。 ． 制造中心负责展会样品的运输、安装、现场维护及样品撤展组织与实 3 5 施。 ． 生产计划部负责展会样品的跟进、发运、回收入库等。 3 6 ． 财务部负责新产品的价格核定、展会策划费用的核算评估等。 3 7 ． 行政中心负责公司内外部环境的迎展布置与氛围营造，安全保障与后 3 8 勤。 ． 董事长 总经理负责展会期间各部门工作的总协调、协助。 3 9 / ． ；规范与程序 4 0 ． 参展计划 4 1 ． ． 董事长 总经理根据公司的现状和经营状况提出参展计划 。 4 1 1 / ． ． 依营销中心提供的相关展会信息结合市场情况进行分析，确定参展计 4 1 2 划。 ． ． 参展计划主题：针对国内市场、针对外销市场、针对区域市场的当地 4 1 2 终端推广。 ． 参展策划 4 2 ． ． 策划部在确认参展提案后拟定详细的参展策划方案，编制《参展筹备 4 2 1 计划表》及 《展会活动方案》等相关计划资料。 ． ． 策划部在策划方案制作中视情况组织沟通协调会或头脑风暴会，集中 4 2 2 公司骨干力 量共同出谋献策。由策划部经理提议，营销总监负责召集。 ． 策划方案审批 4 3 ． ． 策划部完成策划方案后由营销总监审核调整，并上交董事长 总经理 4 3 1 / 审批后安排组 织实施. 4.4 执行实施 : ． ． 备展组织： 4 4 1 A 各部门具体依《参展筹备计划表》中的 项目、时间、责任人完成时间执 行。 B 在参展筹备过程中由展会专案负责人协调各方面工作 由稽核中心负责稽查, 筹备进度。 ． ． 迎展组织： 4 4 2 A 营销系统负责组织展会期间客户的接洽，洽谈沟通工作，由营销总监视情况 召开信息交 流会，并作会议记录。各部门按策划方案中的要求做好展会期间 的协同工作。 B 各部门组织相关人员到展会学习，并在展会结束后五个工作日内交观展总 结。 ． ． 撤展组织： 4 4 3 A 展会结束时由策划部与展会中心的联络人办理相关手续并告知撤展的具体时 间， 由生 部指定负责人按计划进行分类撤展组织，包括产品、饰品、形 象宣传品等。 B 撤展物品回公司后由客服部协同仓库、品质、财务在三个工作日内清点数 量，完成帐务 处理。 ． 总结分析与归档 4 5 ． ． 营销总监在展会结束后一周内组织召开关于会务组织、接待、客户反 4 5 1 馈、产品反 馈等方面的总结分析会议，由策划部编制总结分析报告。 ． ． 各中心在展会结束后五个工作日内撰写与本系统相关的参展总结报 4 5 2 告，报告中也 可对整个参展情况作出分析，提出建议。总结报告交策划部统 一汇总、归档。 ． ． 策划部参展总结分析报告编制完毕后，由营销总监审核，经营委员会 4 5 3 审批，并在 三个工作日内形成反馈决议；由各系统负责人安排内部反馈处 置，实施跟进。 ． 后续工作的跟进 4 6 ． ． 客户拓展跟进：由品牌部、办事处、外贸部组织人员对到展的客户进 4 6 1 行开拓跟进！ ． ． 产品反馈与处置：根据客户反馈与开拓客户的进展情况，由客服部预 4 6 2 测产品需求 与清货保障，对部分需整改的产品款型由研发系统制定修改计 划。 ． ． 形象推广处置：根据客户反馈及客户开拓计划由策划部制定相应的推 4 6 3 广活