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东莞市京九物业管理有限公司 管理制度和流程汇编 二零零七年三月 第二节 办公室管理规定 第无节 工伤管理制度 42 46 第4篇行政管最右度 第一章 文件管理制度 第一节 总则 为适应公司全方位规范化科学管理， 做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化， 特制定本 制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、 报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服 务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努 力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统 一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 决定、 决议。 对重要事项或重大行动做出安排， 用“决定”。 经会议讨论通过并要求贯彻的事项， 用“决议”。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用 “报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题 词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、顺序号。 四、公司发文代号分为四种：①“xxx发、②xXx人发、③xXx客发”。冠以上述发文代号的内发文 件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流 程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“ xxx人发、xxx客发”分别用 于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，行政 部统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范 围内。） 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。字体采用宋体，标题为 3 号字或 4 号字、主内 容为 4 号字或 5 号字为标准。 十二、文件纸一般使用 A4 型。 第四节 收文 一、收文一律使用《东莞市京九物业管理有限公司收文簿》。 二、 外单位来文均由总经办指定专人收文， 由总经办统一拆封、 登记，根据文件属性及时分送相关 部门。 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文一律使用《东莞市京九物业管理有限公司发文稿纸》。 二、发文程序如下： 公司内部发文 : 拟稿人?部门经理/主管核准-副总经理-总经理- 行政部统一编号-打印-盖章（签字）- 发文-备案 对外发文 : 拟稿人?部门经理/主管审核-副总经理-总经理核准-行政部统一编号-打印-盖章（签字） —发文—备案 第七节 其他 一、时限要求： 1、特急：限4个工作时内完成。 2、急：限8个工作时内完成。 3、平：限1 6个工作时内完成。 二、文件的保密要求： 1 、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。 4、公司各部门、下属各子公司、各附属组织与分支机构的全体职员均负有保守公司秘密的责 任与义务。 三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。 四、总经办办公时间安排：原则上总经理办公时间不得打扰（除总经理特允外），对外处理公务时 间规定为正常工作日的下午 3： 00—— 5： 00；同时，各个部门