SSH P-003 记录控制程序.docVIP

1.目的. 1.1对管理活动所产生的记录的形式、标识、收集、归档、保存、取用和销毁等进行有效的控制,以保证需要 时能够获得真实准确的记录信息,保证质量环境管理有可靠证明材料. 1.2确保管理记录清晰可辩,其保存方式应便于存取以及防止损坏、变质、涂改和遗失. 2.适用范围. 本程序适用于对所有在质量管理体系或环境管理体系/有害物质管理体系手册、程序文件、三阶文件中指出的 管理记录的控制管理. 3.定义: 无 4：权责 4.1品保部文控中心负责质量记录的归口管理，并负责全公司质量记录统一协调监督和检查。 4.2各部门负责本部门过程质量记录的控制和管理，负责本部门记录的填写，储存和归档工作。 4.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式. 5.内容 序号 流程 作业内容说明 权责部门 相关文件 5.1 1.各部门依《质量手册》、程序文件、法律法规及其它要求建立必要之记录. 各部门 无 5.2 1.各相关部门按附加說明5.1之要求填写，记录应清晰易读，並保证记录的完整与真实. 各部门 无 5.3 1.各部门依《质量手册》、程序文件、法律法规及其它要求建立必要之记录. 2.各填写之表单依相关文件,经责任人员按规定对记录进行审核,确认记录是否正确,规范; 3.不符合记录则予以指导修正或重写. 各部门 无 5.4 1.由相关单位按编号日期或类别定期归档,并按次序放于易于存取及调阅的场所,并要求有适宜的环境以防其损坏变质或遗失; 2.记录的保存需做到便于检索、查阅,必要情况下以电子等媒体形式存档. 各部门 无 5.5 1.各部门参考《记录保存年限一览表》对过期记录每年底提出《记录销毁申请单》经总经理核准后予以销毁. 2.《记录保存年限一览表》保存年限定义需要考虑客户的要求/法律法规要求/公司内部要求/认证公司要求等. 各部门 记录保存年限一览表 记录销毁申请单 5.6 1.各部门依《记录保存年限一览表》保存限定原则,对申请单进行审核,确认记录是否正确,规范，对于不符合规范与要求则需重新填写. 各部门 记录保存年限一览表 5.7 1.保存期限到达的管理记录应利用一定的方法予以销毁，以防止流散或破坏相关数据保密规定。 2. 某些待销毁的记录，如可作它用（如传真接收、打印草稿、临时记事），原有受控章的需在记录页上盖“作废”章,无受控章的划“X”后方可作它用。 各部门 无 5. 相关文件 无 6. 记录表单