6、项目的沟通与信息管理.pptVIP

6.项目的沟通与信息管理 6.1 项目沟通管理 6.2 项目信息与项目信息管理 本章引言： 项目沟通管理就是要保证项目及时、准确地提取、收集、传播、存储，以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通。项目沟通管理在人员思想和信息之间建立了联系，参与项目的每一个人都必须与项目“语言”进行沟通，沟通的效果将影响到项目的整体。信息沟通系统，对于一个机构来说好象是人体的神经系统，如果一个班子的信息沟通系统失灵或失真，班子必然陷于瘫痪或半瘫痪状态，最终导致项目的延误，甚至失败。因此在项目执行过程中，必须重视项目的沟通管理。 6.1 项目沟通管理 6.1.1项目沟通的意义 沟通是人与人之间传递和沟通信息的过程。在项目组织内，沟通是正式的、非正式的领导与被领导之间的自上而下或自下而上的沟通信息的过程。在项目管理中，沟通管理是进行项目各方面管理的钮带，是在人、思想和信息之间建立的联系，对于项目取得成功非常必要。 无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期，项目周期的每一个阶段都很重要，特别是大型土建工程和复杂的成套设备，生产线安装工程更是如此。为做好每个阶段工作，以达到预期标准和效果，必须在项目内部，部门与部门之间，以及项目与外界之间建立沟通渠道，快速、准确地传递和沟通信息，以便项目内各部门达到协调一致；使项目成员明确各自的工作职责，并了解他们的工作对实现整个组织目标所作出的贡献；通过大量的信息沟通，找出项目管理的问题，制定政策并控制评价结果。因此缺乏良好的沟通，就不可能做好人力资源的管理工作，更不可能实现项目目标。 6.1 项目沟通管理（续1） 6.1.2项目沟通管理的定义及特征 定义：所谓项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。 特征： （1）复杂。每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门及部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。 （2）系统。项目是开放的复杂系统。项目的确离将全部或局部地涉及政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程全方位地进行有效的管理。 6.1 项目沟通管理（续2） 6.1.3沟通规划 沟通规划就是确定利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单地说，就是谁需要何种信息、何时需要，以及如何将其交到他们手中。虽然所有的项目都需要交流项目信息，但信息的需求和分发方法不大相同。识别利害关系者的信息需求，并确定满足这些需求的合适手段，是获得项目成功的重要保证。 1、沟通规划的依据 1）满足沟通要求 沟通要求是项目参加者信息要求的总和。它主要是通过综合所要求的信息内容、形式和类型，以及分析该信息的价值来确定的。项目资源只运用于那些有利于项目成功的信息上。 确定项目沟通要求的信息一般包括： ①项目组织和利害关系者责任关系； ②该项目需用的技术领域、部门和专业； ③由具体个人参与的该项目的后勤保证； ④外部信息联系，比如与新闻界的联系。 6.1 项目沟通管理（续3） 2）沟通技术 在项目各部分之间来回传递信息所用的技术和方法很多。包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分的单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通工具分的书面沟通和口头沟通，等等。选用何种沟通技术以达到迅速、有效、快捷地传递信息主要取决于下列因素： ①对信息要求的紧迫程度。例如，项目成功是否依赖于不断更新的信息，在想要时是否马上就能要到手？或者是否只要有定期发布的书面报告就够了？ ②技术的取得性。例如，项目已有的系统是否满足要求？或者项目的需求是否有理由要求扩大或缩小已有的系统？③预期的项目环境。例如，所建立的通信系统是否适合项目参加者的经验和专业特长？或者是否进行广泛的培训和学习？ 6.1 项目沟通管理（续4） 3）制约因素和假设 制约因素和假设是限制项目管理班子选择的因素。项目沟通管理者应对其他知识领域各过程的结果进行评价，以发现它们可能影响项目通信的途径，并采取相应的措施。 2、沟通规划的结果 1）分析确定项目的利害关系者 项目利害关系者就是积极参与该项目或其利益受到该项目影响的个人或组织。项目管理班子必须弄清楚项目利害关系者，确定他们的需要和期望是什么，然后对这些期望进行管理和施加影响，确保项目获得成功。 一般地说项目利害关系者包括顾客和发起人，内部的和外部的业主和出资者，供应商和承包商，管理班子成员及其家庭，政府