来往函件管理制度.docxVIP

来往函件管理制度 1目的 为了确保项目工程对收发函的规范性管理、及时处理及可跟踪性，及时的对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。 2适用范围 适用于项目工程各单位函件的收发管理。 3职责 项目部：负责施工现场的对内对外的文件收发并记录。 4内容 4.1项目部收函 4.1.1项目部对收到的外部相关单位函件，要求建立收文记录及台账。 4.1.2项目部文员首先应对函件进行存档备案后，须讲函件转项目经理审核处理。 4.1.3项目经理对所收到的函件进行审核后区分是否在项目部职权范围内。 4.1.4对于项目部职权范围内的由项目经理签具意见后交由相关责任人处理，处理意见经项目部内部审核后以工程联系回复函或工程通知单等形式发回来函单位，并进入收文台账。 4.1.5对于项目部职权把范围外的由项目经理签具意见及建议后以业务协办单位的形式交相关责任部门处理后回复来函单位，并进入收文台账。 4.1.6项目部收文时，应由相关单位制定人员送达并在收文记录表上签收，否则项目部有权拒绝签收。 4.1.7项目部收文记录台账必须对每一份收文对应的处理回复函编号及记录日期。 4.2项目部发函 4.2.1项目部所有外部发放的通知、函件等，均应按相应程序审核后，加盖项目部章及监理公司项目章后，由甲方项目部同监理公司项目部共同发出。 4.2.2项目部所有外部发放的通知、函件等，必须由相关单