公司与船东协作与联系须知.docxVIP

船岸综合管理须知 版 号：1.1 文件号:ZH-25 页 号: PAGE 4/4 舟山市振盛船务有限公司 生效日期：2019年06月 01日 1. 目的 制定本须知旨在规范公司与船东协作与联系，使船东了解公司的安全管理现状 及对船舶的管理要求,确保船东支持和配合公司的安全管理行为，进一步提高管 理船舶的安全管理状况。 2. 适用范围 适用于公司与所管理船舶船东之间的协作和联系。 3. 职责 3.1 总经理:负责向船东通报公司及船舶重大安全管理问题。 3.2 指定人员：负责与船东的日常联系，必要时向船东发出《船东整改通知书》 ZHRD-25-01。 3.3 SMS办：负责向船东发放公司文件和各类报告。 3.4 各船东:向公司提供船舶管理的必要资源；积极配合并理解公司对船舶的正常 安全和防污染管理，充分遵守和尊重与公司签定的船舶委托管理协议。 4. 实施步骤 4.1 公司的行为 4.1.1 公司通过会议、走访、电话联系等方式保持与船东的日常联系和交流,实施定 期交流机制，指定人员或总经理应每年对各船东进行一次走访,进行相互交流, 交换看法，充分了解船东的想法，建立良好的合作关系。 4.1.2 公司召开有效性会议和管理复查会议时,必要时可请相关船东参加，会议后 SMS办按《SMS信息传递程序》(CX-05)的规定方式向船东传递《有效性评价报告》CXRD-15-04和《管理复查报告》CXRD-15-05，确保船东了解公司有效性评 价会议和管理复查会议精神实质,传递后登记至《岸基SMS信息发放登记表》(CXRD-05-01)中。 4.1.3公司参加主管机关召开的安全会议、收到主管机关下发的有关安全管理要求文 件，公司认为需要船东了解或配合支持时，SMS主管应将会议精神或文件向船东进行传递，传递后登记至《岸基SMS信息发放登记表》(CXRD-05-01)中。 4.1.4 认为需要船东了解或配合支持的公司编制的相关安全管理行政文件，SMS主管应将文件向船东进行传递，传递后登记至《岸基SMS信息发放登记表》(CXRD-05-01)中。 4.1.5 公司基本情况发生变更，包括公司名称、地址、联系方法和企业性质等情况变 更，SMS办应及时将变更情况告知船东。 4.1.6公司组织机构发生重大变动,包括公司总经理、指定人员、部门主管发生变动 SMS办应将变更情况告知所有船东。 4.1.7 船舶发生紧急情况时,公司应与当事船舶的船东保持必要的联系；事后，指定人员 应将事故和险情的调查情况、所采取的纠正措施等向当事船舶的船东进行通报； 必要时，指定人员还应将该事故和险情的简要情况通报其他船东，以引起重视。 4.1.8当恶劣天气来临前，如船舶可能台风或寒潮影响时，则海务部应将气象情况及 公司作出的相关决定告知相关船东，以引起其重视。 4.1.9 主管机关对船舶检查后发现的缺陷、体系审核时发现的不符合以及公司对船舶进行安全检查时发现的缺陷和不符合如果在整改过程中需要船东支持的，由指定人员向船东进行通报，并要求船东积极配合以便及时纠正。 若发生重大不符合或重大缺陷,指定人员还应向总经理进行报告。 4.1.10 若公司在日常管理中发现船东存在对船舶的资源提供不足，导致船船的安全 营运造成明显或潜在的危害，或船东实施的错误做法与公司SMS相违背，可能 或已经影响船舶的SMS运行，应： （1）公司应向船东发出《船东整改通知书》ZHRD-25-01，要求船东予以整改， 该通知书由指定人员填写并报总经理审核； （2）若船东对于公司提出的船东整改通知不予理睬，或船舶存在重大安全题， 总经理应代表公司向船东进行通报，要求其纠正； （3）如果由于船东不合作导致的船舶缺陷和隐患长期存在，从而导致船舶发生 滞留、事故，公司经讨论后可采取必要的措施，包括单方面解除委托管理 协议，终止对船舶的安全和防污管理，同时向主管机关进行汇报，以获得 主管机关支持。 4.1.11 公司人员收到船东反映的问题,应报告指定人员,指定人员应安排人员对提 及的问题进行核实和处理,如问题重大指定人员还需报总经理，由总经