文件控制制度.pdf

文件控制制度 1.目的 为规范企业的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的 指导作用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，保证建章立制的质量，特 制定本制度。 2.适用范围 适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。 3.引用标准 3.1 《中华人民共和国安全生产法》 3.2 《中华人民共和国档案法》 3.3 《企业安全生产标准化基本规范》 4.管理职责 4.1公司办公室负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销 毁等工作。 4.2各职能部门要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及 时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交 办公室统一销毁，不得乱丢乱放。 5.内容及要求 5.1文件管理 5.1.1文件的分类 1）公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件； 2）外来文件，通常指行业主管部门的发文、适于公司的法律法规和技术标准等； 3）公司各职能部门的基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规 程等管理文件。 5.1.2文件的使用范围 1）红头文件 ①对外： 以企业的名誉，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。 1 ②对内： a.转发行业主管部门文件或根据行业主管部门文件精神制定的本企业文件； b.发布公司各职能部门的基础性管理文件； c.公布企业机构设置、机构变动、中层以上管理人员职务变更； d.公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； e.公布公司有关奖惩决定和通报； f.其他有关公司经营的重大事项。 2)外来文件 ①行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。 ②获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或 操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。 3)基础文件 公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际 情况，编制各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有 一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。 5.1.3文件的拟定与签发 1)文件的拟定 各职能部门负责根据经营生产需要起草拟定文件，分管副总经理审核后，送公 司办公室。 2)文件的签发 ①对外发文：公司分管副总经理核准、总经理签发，公司办公室统一编号、打 印、盖章、发文、归档。 ②对内发文：分管副总经理签发，公司办公室统一编号、打印、盖章、发文、 归档。 5.1.4文件的传阅 1)文件的传阅范围，由起草文件的职能部门根据实际工作需要，确定传阅范围、 指定到人。 2) 传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向 外泄露文件内容。 2 5.1.5文件立卷 1)各职能部门应按照文件的起草职能部门进行整理归档。 2)立卷时，要把文件原件及传阅签字记录一并装订。 3)卷首应设置文件清单，填写文件名称、发布日期、阅读范围等项目。 5．2档案管理 5.2.1公司办公室应指定专人负责档案管理，每季至少一次，按立卷要求将外来 文件和内部文件、资料等，整理立卷、归档。 5.2.2归档范围 1)法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件； 2)行业主管部门下发的批复、通知等有关文件； 3)业务合同、协议、相关方资料等； 4)人事档案、干部任免通知、奖罚通报等； 5)各种规章制度、操作规程、会议纪要等； 6)安全生产方面的资料，包括安全管理制度、操作规程及相关记录 6.附录 6.1 文件发放记录 6.2 规章制度年度检查评价修订汇总表 6.3 台账档案清 2014 年 6 月 30 日