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会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 案例：2000年代理会 邀请信 内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 ? 工作认真负责、细心、耐心 ? 沟通协调能力强 ? 任劳任怨能连续作战 ? 服从分配协作意识好 ? 原则性强 ? 应变能力强 对会务人员的要求 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 年初有预算； 全面、精细、节约； 距开会日期前两周，做出预 算送审批； ? ? ? 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出 所需款项； 提前行文，写明规则。 ? ? 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算 案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件 会议的组织和管理 案例 案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知 会议的组织和管理 会务的实施 会务的 实施 ? 会务组：出发时 间及工作内容 ? 签到注意事项 ? 会议期间的工作 ? 会议结束的工作 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 会务组的工作 ? 提前两天出发 ? 熟悉环境检查工作 ? 熟悉各自接口人 ? 购物及准备工作 ? 开预备会 注意 事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它 ? ? ? ? * * * * 到驻地后的工作内容如下： 1、熟悉宾馆内外的环境、路径、餐厅、会场的位置，以便合理安置 指路牌、引导代表入住。 2、熟悉各自的接口人：前台、餐厅、各楼层以及大区各类接口人。 装资料、购食品、饮料。 3、开会前一天，召集各部门的会前准备会，通报有关会务情况、注意事项、安排接站人员等等。 * 在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？打鼾？ 多余的房间尽快退回服务台 保持和服务台、餐厅接口人的良好关系 设置“叫早”电话，保证第二天会议正常进行 签到期间代表流动性大，不可控因素多，安排自助餐较好 可使用邀请和签到程序，提高工和质量 * * 统计每顿饭的就餐人数，提前与餐厅联系 开饭前提前到餐厅门口服务（发餐票？引导、签单） 提前到会场，检查会场布置、设备落实、引导代表入场 安排每天送水果、问候卡到房间（例子） 安排会议期间的茶歇台 如中途有代表提前离会，及时并房、退房 每天与服务台核对住房数、餐费、场地费，签字确认 每晚开碰头会，通报情况，安排第二天的工作 随时处理突发事件 （案例：门和下雨） * 退房要忙而不乱，如收取了钥匙押金，注意收、退款的方法 事先和代理说明：必须12：00以前退房。但和服务台有一个迟后的时间 整理物品，将带回的物品封箱 和宾馆结帐，征求意见 回收问卷调查、意见反馈表，赠送小礼品 * * 1、开总结会，总结经验、教训，以利再战（例子：汇款、99总结） 2、统计分析参会代表情况，汇总反馈意见，形成文件发有关领导和人员（例子） 3、表彰先进人员 4、会议费的报销、决算和分摊（例子：99决算） * * * * 会务组人员名单、职责、联系办法 会议日程（议程）表 食宿指南（餐桌分配） 交通指南（乘车分配） 会场示意图 分组讨论方案 会议意见反馈表 资料清单 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 * 主讲人：周玲秀 联系微信客服1225