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PAGE 1 - 文书档案数字化管理策略浅析 摘要：文书档案管理的数字化提高了管理的效率，而且降低了使用风险，是低成本和高效率的档案管理方式。新形势下还要从数字信息技术发展趋势出发，建立可以高效共享的管理模式，最大化提升数字化利用率，满足应用需求。 关键词：文书档案；数字化；建设措施 文书档案管理不仅涉及归类、整理与校对，还需要构建有效的档案共享服务体系，有效满足各方面的档案使用需求。数字化文书档案管理的优势在于突破传统纸质档案管理方式的局限，减少大量的人力成本与时间消耗，从而提高文书档案管理的整体效率。应当基于数字信息技术探索文书档案管理的新模式，通过计算机形成文书档案目录和数据库，切实提高数字化档案的利用率，保证文书档案的准确性。本文探索加强文书档案数字化管理水平的工作措施。 一、文书档案数字化管理的重要意义 （一）有助于档案信息的共享 文书档案数字化为文书档案的网络化应用奠定了基础。通过对文书档案的扫描、入录等数字化存储，可以提升文书档案的通用性，强化文书档案使用中的安全性，实现了文书档案的可视化，有助于文书档案在各种新型媒体上使用传播。各部门可以在经过授权后实时调取文书档案，依托档案管理系统快速查找到需要的文书档案。采用数字化档案管理方式节约了文书档案管理工作的时间，促进了各部门之间的信息交流，保证在信息安全的前提下提高档案信息获取的及时性，创新了文书档案的管理模式，实现了各部门之间档案的便捷共享。文书档案数字化促进了各方面工作的顺利开展，提高了档案利用率。例如，通过计算机系统可以设置文书档案的检索条件，通过逻辑计算、属性检索或模糊记忆能够快速在少量档案信息中寻找到需要的文书档案。数字化档案方便了档案信息的运用，进一步彰显了文书档案信息的实用价值。 （二）保证档案信息的安全性 随着档案在部门间、单位间传递应用的越发频繁，文书档案数量的不断增加，文书档案形式的日渐多元化，需要有效的方式稳妥保存原始档案，并且满足日益广泛的文书档案使用需求。文书档案数字化实现了对原始档案的精准复制，有助于提取文书档案的关键信息，有效防止了文书档案在运转过程中的损毁风险。随着档案保护技术的日渐发展，以数字档案为主要形式的文书档案有效降低了纸质档案的损毁风险，提高了档案的辨识度，实现了档案管理的标准化，可以在规范的防护机制下实现档案的高效运行，既满足了各方面的文书档案应用需求，又能记录数字档案的运行轨迹，有助于文书档案管理人员把握各方面的需求，分析潜在的风险因素，从而加强了对文书档案的控制力。虽然网络环境下数字档案运行面临着来自互联网的风险，但是数字技术拥有无限的进步空间，可以通过技术创新实现对文书档案更好的保护和控制。 （三）提升档案编辑的灵活性 文书档案涉及的内容较为庞杂。一方面，档案信息来源复杂，既有单位内部各部门上缴的档案，也有单位之间往来公文等。这些档案类别复杂，处理方式各异，虽然蕴含着重多高价值的信息，但是编辑起来耗时费力，需要档案管理人员投入极大精力。另一方面，文书档案管理的流程复杂，需要分门别类的存储，尤其是一些老旧文书档案管理起来的难度较大，年代久远的档案难以有效辨识。采用数字化的方式将文书档案录入到计算机当中，不仅可以精准识别数据类型，还可以通过一系列的软件自动检测各方面上缴档案是否存在漏洞，而且有助于实现档案管理的标准化，发挥各方面在文书档案管理中的基础作用，不仅分担了专职文书档案管理人员的工作压力，而且提升文书档案管理的灵活性，适宜在越发复杂、多样、海量信息时代开展文书档案管理。 二、文书档案数字化管理的主要困境 （一）整理与保存的问题 文书档案数字化是文书档案管理的发展趋势，但是这一过程中需要克服诸多难点。目前，传统的文书档案管理方式仍被某些单位沿用，在时间与空间方面消耗的资源巨大，长期以来形成了只重视纸质档案管理和不重视数字化档案建设的问题。很多单位对文书档案数字化建设的重视不足，没有根据文书档案数字化的需要拟定工作计划，没有在资金方面给予支持，不能根据单位的文书档案管理数字化需要配置足够的计算机设备。一方面，文书档案数字化的专业性低，相关操作不标准，数字化文书档案的质量低，达不到档案共享的基本要求。另一方面，文书档案数字化的进程缓慢，除了当下档案可以方便地实现数字化以外，老旧档案数字化进展缓慢，相关工作存在严重的滞后性，不利于建成具备规模的文书档案数据库。还有些单位文书档案数字化没能得到第三方的有效支持，不能通过专业机构全面提升文书档案数字化的工作效率。 （二）文书档案安全性低 文书档案数字化工作是一项系统性较强的工作，虽然将纸质档案数字化本身不存在风险，但是工作过程中或数字档案使用中仍存在一些风险，如果不能有效解决技术方面的问题，可能导致数字化文书档案管理混乱和档案信息流失的风险。例如，数字化档案存在更高