会议流程2012分析和总结.docx

会议组织流程 — 、目的 制定《 会议组织流程》是为了规范公司会议组织管理，公司大中小型会议的组织召开均按照此流程的标准贯彻执行。 二 、适用范围 1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议等均适合本流程 2、综合性会议由行政及人力资源部和总经办负责，业务性会议由对口业务部 门负责行政及人力资源部和总经办协助，其他部门配合，原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排 三 、会议组织流程 （一）、会议筹备 1、了解会议目的。组织每次会议前了解每次的会议目的，不同会议目的组织内容、形式、规模各不相同。公司会议目前分为年度会议、半年度会议、季度会议、月度总经理办公会议、部门会议、合作伙伴会议等。 2、召开准备会议。 由主办部门负责组织会务人员，明确工作职责。 主办部门负责制定详细的会议分工和方案 根据会议目的拟写详细会议议程，制定注意事项 ①会议议程须以正式文件形式拟定。例如季度会议、半年度会议及年度会议的会议议程由总经办提前拟定，经总经理审批通过后方可以邮件形式向与会人员发出，且与会人员在收到邮件后可根据本部的实际情况及时向上级反映问题与需求； ②主办部门需对议程每项环节密切跟进，并确保能顺利执行以确保会议的高效执行 3、会议通知拟定 会议通知分为书面通知和短信通知，其中在较为紧急情况下采用短信通知。 、关于会议通知的拟定：例如总经办会议需提前10 天，季度会议需提前 30 天，半年度与年度会议需提前 50 天发布。具体发布通知根据会议类形和内容不同调整时间； 、通知内容必须包含时间、人物、地点、事件等要素； 、会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行，会议时间的确定须与会议相关部门负责人协商并上报总经理确认； 、紧急通知采用短信形式下发，下发前负责人员须拟定短信通知内容，必要时可请行政部相关人员用短信平台进行通知。 4、会务筹备 酒店预定：根据会议类型制定酒店（大型会议至少四星级酒店以上） 会场布置 ①悬挂标语横、张贴指示牌 ②设置主席台，落实主席台领导安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒、并保证音响效果 ③确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确 ④保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效 ⑤迎宾区入口处有醒目的引导牌 ⑥签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布 印刷制作：会议日程、横幅、引导牌、席签等 会议设备准备：投影仪、白板笔、易拉宝、背景板、显示器、互联网等 车队：按实际情况进行用车安排（接送参会人员）若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与领导审批， 并安排人员在会议当天接待外部人员，确保其准时与会； 用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、订书机、水果、瓶装水 5、参会人员 、根据会议内容提前确认参会人员名单，如董事长会议由副总监以上人员参加、部门及单元半年度会议由全主管以上及相关人员参加、总经理办会议由主管以上及相关人员参加等。 、原则上要求需参会人员必须到会，若有合同需签可向主办部门负责人请示方可不参加会议，界时会务人员对于缺席人同进行统计并及时上报。 6 、住宿与餐饮安排 、由总部各业务部门助理根据已确认的参会人员名单，做好各自外地业务部门人员来深的车票、机票、酒店的预订工作； 、公司各类形会议可由行政及人力资源部及总经办协助预定与会人员的午餐事宜，由总经办负责会议期间重要晚宴事宜，并及时与上级领导确认其需求与标准，并注意提前确认有无宗教信仰人员、有无食物过敏等情况。 四、 会中工作规范 按照会议流程规范分工责任要求，各相关部门做好以下工作： 1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品。 2、会前检查。会务人员提前 1 个小时到达会场，反复检查会场条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。若在外培训会场的布置，需由行政部与总经办共同负责联系、协调与监督，提前一天检查确认其会场的设备、布置、卫生情况，会议当日提前 1 小时抵达会场，进行最后确认。 3、维持会场秩序。会议开始前 5 分钟，由会务人员安排与会人员入场，并将未到场人员的座位牌及资料撤收，安排靠后人员填补空位，同时统计出未到场人员； 4、核实人员。会务人员落实主席台领导、发言人是否到齐。 5、会场服务。 、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录， 允许时准备好 U 盘进行拷贝（具体人员视会议类型而定）； 、由行政部提前做好现场摄影准备，会后留底； 、安排 1 人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。 、会议时间较长时，适当安排茶歇时间（一般为 15 分钟），会议组织人员需在茶歇时将资料、瓶装水补齐。 安排会务人员就座主席台附近，以备必要是提供服务 6、会议中及会议完毕时安排专人负责照相。五、会后工作规范 主办部门要做好以下工作： 1、检查会场，带回剩余材料