郑州市轨道交通有限公司电子文件管理细则.pdf

郑州市轨道交通有限公司 电子文件管理细则 第一章 总则 第一条 本细则规定了公司在日常工作管理、工程建设管理等活 动过程中，形成的具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档 及电子档案管理的一般方法。 第二条 电子文件形成单位指定专门人员负责对电子文件的形 成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，保 证管理工作的连续性。 第三条 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和 整理工作，综合管理部（档案室）要进行指导与监督。 第四条 电子文件的管理由综合管理部（档案室）负责，电子文 件形成部门要提供协助和支持。 第五条 综合管理部（档案室）应明确规定归档时间、归档范围、 技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等归档要求，以保证电子档案的质量。 第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成时就应有 严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文 件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没 1 有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须 将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。 第二章 电子文件的收集与积累 第九条 收集范围 电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关 于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。 第十条 收集、积累要求 （一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件 应被保留，当正式文件是纸质的，如果综合管理部（档案室）已开始 进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草 稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 （二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建 立准确、可靠的标识关系。 （三）在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应 采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随 时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有长期或永久保存价值 的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。 （四）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储 格式、属性和文字处理平台。 （五）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压 缩算法，收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一 并收集。 2 （六）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时 应注意其软硬件环境和相关数据。 （七）用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其非 通用格式的压缩算法和相关软件。 （八）用音频设备获得的文件，应同时收集其属性标识、参数和 非通用格式的相关软件。 （九）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两 种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。 （十）通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、 版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原 则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用 软件一并收集。 （十一）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件 处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 第十一条 收集、积累方法 （一）及时接照要求制作电子文件备份。 （二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附表1 （三）电子文件登记表应与电子文件同时保存。 （四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保 存，并附有纸张打印件。 （五）电子文件性质代码:R—草稿性电子文件；U—非正式电子 文件；O—正式电子文件。 3 （六）电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件