会议组织流程及注意事项.docxVIP

页眉内容 页眉内容 PAGE PAGE 3 页脚内容 会议组织流程及注意事项 一、会议筹备 （一）会议资料准备 在必要时将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。 （二）会议通知拟定 会议通知分为书面通知和短信通知，其中在较为紧急情况下采用短信通知。 1、提前 5 天拟定会议通知，报部门主管审核，再由分管副总审批签字后以书面文件形式下发，下发时签收人须登记存档； 2、通知内容必须包含时间（24 小时制）、人物、地点、事件等要素，以“骨” 的形式编写； 3、会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行，会议时间的确定须与人力资源部主管协商并进行登记； 4、紧急通知采用短信形式下发，下发前负责人员须拟定短信通知内容及参会人员短号，交与行政部相关人员（现为何惠敏）进行短信通知。 （三）会议议程安排 1、会议议程须以正式文件形式拟定； 2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程，会议分为几项内容； 3、议程安排时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内， 如 9：00-12:00 或者 14:00-18:00，如果是有外部人员参加的会议需要考虑是否安排餐宿问题。 （四）会场布置 1、提前3 天，填写好会议室、横幅（和欢迎牌）申请表，交与行政部及广告部相关负责人； 2、领回横幅（和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部，并在会议前一天追踪横幅是否挂好（欢迎牌是否摆放正确）； 3、会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料等正确摆放于会议桌上（注：销售部人员水牌可摆在靠边位置）； 4、需用到视频放映时，提前调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器械， 并负责为外部人员接入电脑等事宜。 （五）现场安排（人员入场时） 1、若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与调度室，并安排人员在会议当天接待外部人员； 2、会议开始前在会场入口处设立签到处，组织参会人员签到，并指引外部人员入座； 3、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员； 4、会议开始前 3 分钟，迅速将未到场人员的水牌及资料撤收，并安排靠后人员填补空位。 二、会议中 （一）会议记录及服务 1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录和拍照，允许时准备好U 盘进行拷贝； 2、提前通知广告部做好现场摄影准备，会后留底； 3、安排 1 人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。 （二）其他注意事项 1、准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动，认真做好会议记录； 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间； 3、须车间现场参观的，提前与行政部沟通，安排好车辆及参观路线，并通知相关车间做好现场准备，并安排专职人员全程陪同外部人员参观。 三、会议结束后 （一）整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料，进行备案。 通知及议程拟定部门主管审核分管副总审批 通知及议程拟定 部门主管审核 分管副总审批 通知发放 会议室、横幅等申请 会场布置 内部会议 外部人员参与会议 会前签到 外部人员接待，会前签到 会议开始 会议开始 会议结束 会议结束 有要求 资料整理及总结 车间现场参观 参观结束，外部人员离厂 资料整理及总结 图 1 会议策划及组织流程图 五、人员安排及具体分工 人员安排及具体分工情况如下表 1 所示： 表 1 人员安排及具体分工表 序号 具体分工 安排人员数 1 通知、议程的拟定及发放 1－2 人 2 会议室、横幅、用车等申请及追踪 1 人 3 接待外部人员 1－3 人 4 组织签到及指引入座 2 人 5 现场布置（包括撤收未到人员水牌及资料） 2－3 人 6 电子设备调试、接入及处理会议中设备问题 1 人 7 会议现场拍照及外部资料拷贝 1 人 8 茶水服务 1 人 9 陪同外部人员车间参观 不定 10 会后资料整理及总结 1－2 人 注：以上具体分工的人员可重复安排。