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职员档案管理流程 1. 流程目的 规范职员档案的管理工作 2. 流程适用范围 适用于各一线公司的职员档案管理 3. 术语与定义 无 4. 流程客户 物业公司员工 5. 流程输入与输出 输入：人事档案的管理需求； 输出：人事档案的管理。? 6. 流程主要角色及职责 流程角色 人员姓名或岗位 职责 流程所有者 物业事业本部人力资源专业部门 负责该流程的制定、控制、修订和解释。 流程批准者 物业事业本部人力资源专业部门负责人 负责该流程的审批和监督。 流程贡献者 集团流程与管理信息部 指导流程体系的建设，并参与流程文件的制定。 活动执行者 一线物业公司员工 1、提出档案管理需求； 2、提出档案借阅需求。 一线物业公司人力资源部门档案管理岗 1、负责档案的编号、储存管理； 2、负责档案的借阅管理。 7.工作程序 ? 8. 流程关键步骤说明 序号 活动名称 责任人 流程说明 支持文件及记录 2 人事资料收集 一线公司人力资源职能部门档案管理岗 一、新入职员工收集的档案资料包括： 1) 原单位离职证明。Y系列职员、需要核定年休假的W系列职员，提供原单位离职证明；录取应届毕业生应与其签订《毕业生就业协议书》，并由职员提供《毕业生推荐表》、《毕业生成绩单》、相关专业学科类证书（国家教育部颁发）、毕业生身份证原件等材料、新动力人员《录用通知函》；无身份证的退伍证军人，可提供退伍证。 2) 身份证复印件或户口簿复印件。非当地户籍人员须提供其户口所在地派出所开具的无犯罪记录证明，内容至少包括：身份证号码、家庭住址、是否犯罪说明及时间期限、派出所地址、派出所公章、派出所联系人及电话。 3) 持证上岗的特殊岗位上岗证复印件。 4) 本人签字确认的《员工信息登记表》及个人免冠近照3张。 5)学历（大专及以上）证明书或学历验证证明（本科及以上）、职称证书。如员工学历证书未纳入国家高等教育学历证书注册范围内的，可用学校相关部门开具的证明替代。相关信息可在中国高等教育学生信息网站查询。 6) 指定医院的体检报告原件。 7)中国银行存折复印件。 8) 《劳动合同书》、《劳动合同签署声明》及《保密合同》（原则上W系列涉及到业主重要机密信息的人员、Y系列人员，入职时须签订《保密合同》）。 9)? 结婚证复印件（适用于已婚员工）。 10) 独生子女复印件（适用于已婚育员工）。 11) 社会保险卡复印件或就业服务证原件（当地政策如有）。 12)当地政策要求的其他证明原件或复印件，如暂住证、居住证、计划生育证明等。 13) 其他特殊协议书或其他证明的相关材料。 14) 资信证明（适用于财务、司机等岗位）。 以上需要提供的复印件，均需验证原件。相关证件验证后，除要求留存原件的，其它证件原件应退还职员本人，公司不得扣押。职员提供的存档材料如有变动，应在变动后十五个自然日内提交变动材料，以便公司及时更新职员档案，维护公司及职员双方利益。 二、调入员工收集的档案资料包括： 1）K2流程审批（打印） 2）原公司保存的员工档案 三、在职员工信息变更收集包括： 1)? 培训及考核信息 2)?? 工作变动信息：岗位及薪酬变动信息 四、离职员工收集的档案资料包括但不限于： 1) 《辞职报告》/《协商解除劳动合同协议书》/《解除劳动合同通知书》/《不续签劳动合同通知书》 2) 《面谈表》 3) 《离职手续完备表》（《离职人员工资委托书》）等 ? 《职员档案资料清单》 4 日常人事资料上交 一线物业公司员工 公司职员有信息的变更，及时上交档案管理负责人存档。 9 借阅申请 一线物业公司员工、 一线物业公司人力资源相关人员 一、借阅申请： 申请人提出申请； 二、填写记录： 申请人在《职员档案借阅申请记录》中填借阅信息。 三、审批： 1）员工本人借阅填写借阅申请，报人力资源部门备案即可； 2）非人力资源工作者因工作需要借阅相关职员档案时，须事前提出申请，填写《员工档案借阅申请记录》并写明原因，涉及薪酬信息的，需经人力资源部门第一负责人审批。 ? ? 《职员档案借阅申请记录表》 ?9. 流程关键业绩指标（KPI） 绩效衡量内容 绩效衡量标准 评估信息来源（流程步骤/输出／测量） 被衡量对象 考核人 档案保存的完整性 100％ 档案库 一线物业公司人力资源职能部门档案管理岗 物业事业本部人力资源专业部门 10.???控制计划 无? 11.???支持性文件及记录表单 《职员档案借阅申请记录表》 《职员档案资料清单》? 职员档案借阅申请记录 人力资源部第一负责人意见 □同意借阅 ??□不同意借阅? ?□其他??????????? ???????????????? ? ? ? ????? ???????????????????????????????????????????????签名/日期： 档案管理员备