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办公室文秘岗位职责 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3 页 DC/Shen guo.P.CO.,LTD/GMP 内部资料 注意保密 文件名称：办公室文秘岗位职责 文件编码：SMP-SP-043-01 起 草 人 审 核 人 批 准 人 日 期 日 期 日 期 颁发部门 质量部 执行日期 分发部门： 行政部 1．目的：建立文秘岗位职责标准管理规程，做好公关接待、文档管理工作。 2．范围：适用于文秘岗位。 3．职责：文秘人员对本标准的实施负责。 4．内容： 4.1掌握熟悉公司内的基本情况，准确答复公司领导的咨询，主动反馈信息提出建议当好助手。 4.2负责安排例会，兼做记录，接受领导交办的工作，随时掌握各部门的情况，并及时向领导汇报，并将领导的指示，工作安排及时传达到各部门和各级人员。 4.3负责公司文书档案管理工作： 建立公司文书档案管理制度，文书档案保密管理制度。 按档案管理制度做好档案的收集、登记、整理、立卷、归卷、归档，并做好保密管理。 负责来信、来件的收发、登记、呈送、传阅、回收、归档、处理、销毁等工作。 做好来信、电传、电话、处理和打字、文印工作。 负责公司及各部门以公司名义签发的有关文件的审核、校对、打印和发送工作，并做好底稿、正本的保管归档事宜。 负责处理公司办公设备、计算机、传真机、复印机等的具体使用，保养和维修工作。 妥善保管和正确使用公司印章和私人印章，及介绍信和法人委托书。 4.4负责公司的一般接待工作： 到公司来办事的外来客人必须首先弄请来客的身份、人数、来意、抵达时间、所乘交通工具及班次，是否到站迎接等。 妥善安排需要接送、住宿的来宾。 待来宾安住后前往问候并向其了解来访意图、会见人员、商务活动日程。 需要领导接见的，应及时汇报领导，安排会见时间，会见地点和陪同人员。 实施组织活动，协助有关部门和领导完成与来宾的商议、谈判和合作工作，帮助安排客人参观学习。 上级机关派人检查工作，应安排好汇报会、座谈会、准备汇报材料。 为客人订购反程车船票，协助客人结算食宿帐目，派人、车送客。 4.5接待要求： 接待客人要热情友好，态度诚恳，细致周到。 对来宾的接待工作要认真负责，实事求是，对不同级别的来宾的接待，要适当运用接待方法，灵活对待。 在接待过程中严格按制度进行接待，即要查看证件，还要进行登记。 对来访关于业务方面的来宾即要热情接待又要严守办事规则，保守公司秘密。 对接待过程中遇到的问题应及时向上级领导反映，以便及时得到妥善解决。 接待人员要穿戴整洁、仪表端庄、态度和蔼、语调平和、举止大方、有礼有节。