K3采购管理系统培训.ppt

—金蝶软件（中国）有限公司 中山分公司培训中心 采购管理系统培训 K/3工业供需链 采购业务处理 采购管理系统与其他系统的关系： 采购申请单 外购入库单 采购发票 生产计划管理 采购管理系统 应付款系统 仓存管理系统 审核、核销 存货核算系统 绿色单据为仓管人员所作 采购申请单 采购订单 收料通知单 外购入库单 采购发票 红字外购入库单 采购退货通知单 红字采购发票 采购管理系统—基本业务流程图 日常采购业务流程: 采购部采购员填制采购申请单 分管理领导审批 采购部采购员依据请购单编制采购订单 授权人员审核采购订单并发出 编制采购申请单 审核申请单 编制采购订单 审核订单 订货 日常采购业务流程: 采购货物到货，采购员制作收货通知单 收货通知单经主管审核后交库管员 库管员验收产品入库,填制入库单 仓库主管对入库单审核 编制收货通知单 审核收货单 填制入库单 审核入库单 收货 日常采购业务流程: 财务部门收到发票 财务人员将收到的发票与入库单勾对 分配采购费用 制作采购入库会计凭证 收到购货发票 审核发票 分配费用 制作凭证 收到发票 采购业务总体流程 选单 构 稽 选 单 手 工 录 入 手 工 录 入 手工录入 选 单 手工录入 手工录入 选 单 选 单 选单 选 单 采购申请单 销售订单 采购订单 审核订单 采购申请单审核 生产任务单 手工录入 收料通知单审核 收料通知单 外购入库单 采购发票 采购发票审核 外购入库单审核 退料通知单 退料通知单审核 选 单 应付账系统 总账系统 采购业务处理 采购业务流程 为什么会产生不同的采购业务流程？ 达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。 企业采购业务的三种主要单据及相关单据： （1）采购订单 采购申请单 （2）外购入库单 收/退料通知单 （3）采购发票 采购业务类型 我们将采购业务流程归纳为下列几种： 货到单未到 单货同到 单先到货后到 退货业务 暂估入库 以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作 1.货到单未到 ?案例： 采购部采购人员王和于2000/5/2日向新华公司购买Y001杯盖200只，单价1元（不含税）。2000/5/3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。2000/5/7日新华公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到货物入库, 收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计期间发生的业务） 业务处理流程 采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票（自动传递到应付款系统） 绿色字体的单据为可省略不做 注意要点！ 外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做 采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行勾稽审核 相关概念 单据关闭与反关闭 关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下级单据执行完毕。 关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是手工关闭和反关闭。 执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作的，可以执行反关闭操作。 2.单货同到和单先到货后到 ?案例：? 采购部采购人员王和于2000/5/4日向佳和公司购买Y003内胆200只，单价3元（不含税）。2000/5/8日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后一起处理。 业务处理流程: 采购申请单→采购订单→采购发票→采购收料通知单（从采购发票获取）→外购入库单 如用户没有采购申请单的程序,则可以省略 相关概念 单据拆分与合并 该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题 该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2发票亦可) 拆分和合并条件 进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据 进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子单 拆分影响 已拆分的出入库单不能反审核 母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作 3.退货业务 ?案例：? 仓库人员赵苍发现2000/5/8日向佳和公司购买入库的Y003内胆100个有质量问题，采购人员决定与2000/5/1