档案管理SOP分析和总结.docx

基建开发部 SOP 标准化管理 （档案管理流程图） 各岗位负责人将资料交到资料员处，签字确认 资料员对资料进行编号  建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。 资料员将资料归档保存 需要发放的资料  建立资料登记表。记录资料名称、编号、副件、复印份数及复印件使用部门等。 需要查阅的资料 需要作废的资料 作废原因： a）与国家、地方、有关部 门 的 法律、法规、标准、规范有严重抵触或被明令禁止；b）已被淘 汰 的 资料；c）本身 建立资料发放表 确定分发范围，核定分发数额，填写资料发放表 建立资料借阅表 公司员工出示部门负责人批条，填写资料借阅表 建立作废资料处理表填写资料作废处理表 存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料 基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 进行分发 资料出借 定期统一销毁 已 发 放 资料 按 资 料发 放 表 限三日收回 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留 精选文库 精选文库 -- PAGE -- PAGE 3 基建开发部 SOP 标准化管理 （档案管理细则） 1、目的 为更好使基建开发部档案管理规范化、科学化，有助于开发部管理，管理统一，形成一条规范化程序。 2、归档范围 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收资料等。 合同：设备采购、工程基建、设计合同、其他合同。 设备档案：物料、仓库等辅助设备。 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 标准操作规程。3、内容 资料的收集 从新项目开始时，由各岗位负责人将所产生的资料交到资料员处，并签字确认。 资料的原件应交基建开发部办公室归档保存。如使用部门需要项目资料，基建开发部资料员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。 复印份数及分发情况必须如实记录。 资料的存档 档案采用按类别分类方式，做到层次分明，便于保管和利用 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录，方便日后检索，档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成。 基建开发部文员应建立“资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。 资料的使用 资料如有分发需要，应由基建开发部总监确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“资料发放表”。 公司员工需要查阅相关的档案资料，建立“资料借阅表”，员工借阅必须出示部门负责人的批条，并经基建开发部总监签字同意。 资料的作废 以下情况资料要进行作废处理: 该资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止； 已被淘汰的资料； 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料。 资料作废须由文员上报基建开发部总监批准。 已经发放的资料由基建开发部办公室按“资料发放表”限三日收回。 所有作废的资料必须填写“作废资料处理记录表”，并由基建开发部经理批准后定期统一销毁。 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留。4、检查 基建开发部各类应归档文件应集中于档案员管理，任何个人不得私自保存， 更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻 重予以相应处理。 每月底部门负责人将对档案的资料进行抽查，每三个月与档案员共同对所有资料进行一次彻查。 档案管理应帐实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。