工程档案管理作业指引.doc

PAGE7 / NUMPAGES10 工程档案管理作业指引 目的 规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作。 术语和定义 无 适用范围 适用于城市公司开发的所有项目的工程文件和资料管理。 关键活动描述 职责分配 项目部经理/项目总经理 督促项目部全体人员严格遵守本程序要求，及时批阅处理文件。 项目部资料员 项目文件的收发。 所有收发文编号、标题、日期、单位、文件种类的登记及收发文格式的复审。 文件的传阅，包括发出、复印给执行人、传阅后收集，并做好相关记录。 收传真：在接收到传真后，加盖“传真”章，属部门相关人员的及时送交相关人员，属项目部的按收文处理。 发传真：发出后加盖“传真已发”章，再进行发文处理。 项目文件打印、大宗文件复印工作。 文件的归档。工作文件分类归档，建立电子版文档目录及手工台帐，以便查阅。属城建档案资料单独收发，统一收集、归档。 文件定义及登记 定义及表格 工程文件：为建设工程参建和相关各方间信息交流的文件。主要有以下几种： 内部备忘：用于城市公司内部通知及各部门之间信息传达。 外部备忘：用于以城市公司或部门名义对外发送的非正式文件。 报告：各部门除付款申请外需领导批示的正式报告。以工作呈报表上报.对外部发项目部的报告,需公司领导审批采用《文件巡签单》报批。 付款请示报告：申请付款时使用需领导批示的正式报告。 传送单（包括图纸传送）：向外部各相关