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新建 Microsoft Excel 工作簿 公司名称 文件编号： 版本号： 制定部门 新版日期： 管理部 页码： 4.操作流程 工作要求 相关记录 文件控制程序 1.目的 3.定义 2.适用范围 3.2 外送文件：公司向客户、供应商或其他联系单位送出的技术图纸、内部规范等。 3.1 外来文件：非公司内部编制的文件，可包括：外部标准、图纸、规范、签认文件等。 所有与本公司有关的质量体系文件、技术文件、外来文件、外送文件及相关记录表格。 1.3 通过对外来文件的控制管理，确保文件的准确、有效，保证文件的借阅完整。 1.2 通过对文件更改、报废程序的有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保文件的一致性、准确性、有效性和可追溯性，是現行最新版本。 1.1 通过对文件版本的编制，确保文件的准确性，有效性，便于对外来文件的识别以及对受控文件的有序管理。 各职能部门 文控员 外来文件记录表 文件发放记录表 文件借阅登记表 外送文件发出清单 已编制文件由文控员负责记录整理后按照《文件批核表》的要求进入流程，并经由相关主管签批。　 文件批核表 文件记录一览表 文件版本的编号要确保单一性、准确性，文件的编号依据编制部门不同划分。为确保公司文件的有效性得到控制，对其采用版次和“修订历史记录”来识别、控制最新有效版本。版次采用两位阿拉伯数字如 00、01、02、...... 表示编制、第一次修改、第二次修改、......。“修订历史记录”的内容包括：版本日期、版本、更改通知单编号和签字等内容。编制方法详见5.文件版本号的编制 1.审批合格的文件，可分为受控原版及受控副版，受控原版为不盖章签字原件仅做复印用的原始文档使用。受控副版为受控原版加盖“受控”印章的复制件，作为公司内使用文件。 各部门编制的文件、接收的外来文件、以及需要外送的文件也都必须经过编制，交由文控员归口、分类、统一编号，登记相应记录表格。文件编号按文件层次递进，易于查阅和检索。 2.各部门负责收集顾客提供的文件，经审批后交文控员保管，由文控员填写《外来文件登 记表》，加盖红色“外来文件”印章。 3.公司内不允许使用“受控”印章变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 4.受控原版要求保存于适宜地方，确保在有效使用期内不会丢失、损坏变质。受控副版在做好发放登记后，分发至使用者手中。 文件发放记录表 文件借阅登记表 外送文件发出清单 1.质量手册、程序文件原件由文控员负责保管，将质量手册、程序文件复制，于每页加盖红色“受控”印章并给出分发号，按《质量手册》“质量手册控制发放页”列出的持有部门/人名单统一发放，一份程序文件与一份质量手册配套。接收人应在《文件发放登记表》上签字。 2.作业指导书由相关部门编写分发号，经审批后发放到各个需要部门，接收人应在《文件发放记录表》上签字。 4.外送文件由各职能部门按业务归口自行发出，事先必须得到批准。文件上要加盖“外送文件”章。各职能部门分别建立《外送文件发出清单》以便于追溯。 3.公司内部员工需要暂时借阅某种文件，应办理借阅和归还手续，并填写《文件借阅登记表》，经审核后方可借阅。借阅人对所借的文件应负有妥善的保管责任，不可拆卷，涂改，损坏。当顾客需要查阅文件时，经主管领导同意后，由相关部门协助查阅。 管理部 文控员 负责人 公司名称 1.依据工作需要或者客户要求，整理需要更改或报废的文件，填写《文件更改（报废）申请表》。 2.《文件更改（报废）申请表》必须注明需更改（报废）文件的名称、编码、发放日期、更改（报废）原因、更新（替换）文件名称。 相关职能部门 《文件更改（报废）申请表》 1.各部门依照格式填写《文件更改（报废）申请表》后，交由部门负责人确定。 2.确认后的《文件更改（报废）申请表》，交经理审批，批核后由各相关部门进行文件的更改。 管理部 1.更改后的新文件及批核后的《文件更改（报废）申请表》一起交付文控员。 2.更改后的新文件发放前重新编制文件标识，详情见《文件编制控制程序》并填写《文件发放记录表》，确保相关部门得到的是最新有效文件。 3.相应失效或作废的文件从使用部门撤出，加盖“作废”印章，填写《文件发放记录表》，定期销毁，确保防止作废文件的非预期使用。 4.为某种原因需保留的任何已作废的文件，应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以做区分并防止误用。 5.作废文件销毁应填写《文件资料销毁审批表》（见《记录一览表》），报技术部审核，再上报主管经理批准后，方可实施销毁。 《文件发放记录表》 《