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会务接待流程 会务接待流程 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。 （四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：会议邀请函、会务指南、宣传材料准备。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果 等）、旅游等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容： （1）会议主题 （2）级别及规模 （3）参会人员（及会人员的姓名、单位、职务） （4）会期及日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等） 注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费， 签报领导批准。 1 / 6 会务接待流程 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以 其他形式通知各参会单位。通知内容应包括： （1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点及联系电话 （5）会务组联系人及联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会 单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会 议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单 （2）姓名 （3）职务 （4）性别 （5）民族 2 / 6 会务接待流程 （6）到达航班及到达时间 （7）是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。 （四）选定会议地点 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。 应调查的项目包括： （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位） （2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含 早餐 （3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等） （4）交通（便利及否） （5）当期有无接待能力 3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。 领导批准后，立即完成以下工作： （1）及宾馆确认各主要服务项目的收费标准及折扣 （2）根据会议预算在财务借款 （五）准备会议材料、用品 1.责任人：两组分工协作。 2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料 外，还应包括： （1）会议代表名单（附房间号） 3 / 6 会务接待流程 （2）日程安排，各项活动地点及注意事项等 3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括： （1）会场条幅（或现场LED显示器） （2）会议代表证 （3）及会领导桌签 （4）文件袋、笔记本、笔 （5）录音笔、照相机、摄像机 （6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要） （7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发） （8）药箱（备常用药品） （9）现场安全帽的准备 （六）餐饮安排 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：及酒店紧密协调，尽早落实以下工作： （1）吃饭人数 （2）包间预定 （3）烟、酒水准备 （4）饭后车辆安排 （七）会场安排 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：及宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下 工作： 4 / 6