部门项目采购管理制度.docx

部门项目采购管理制度 第一条为规范项目采购作业，确保采购材料能及时满足项目需要，并控制项目采购成本，特指定本制度。 第二条各项材料的请购部门划分 （一）常备材料由生产管理部门负责请购。 （二）预备材料由物料管理部门负责请购。 （三）订货生产用料由生产管理部门负责请购。 （四）其他用料由使用部门或物料管理部门负责请购。 第三条请购单的开立和递送 （一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后，依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），将“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。 （二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，以一单多品方式，提出请购。 （三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷递送。 （四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。 （五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。 第四条符合下列情形之一的总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另行修订。 （一）贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。 （二）招待用品：饮料、香烟等。 （三）书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。 （四）打字、刻印、报表等。 第五条请购权限核决 （一）内购 1. 原物料 （1）请购金额预估在x万元以下者，由科长核决。 （2）请购金额预估在x万元至x万元者，由经理核决。 （3）请购金额预估在x万元以上者，由项目经理核决。 2. 财产支出 （1）请购金额预估在x万元以下者，由科长核决。 （2）请购金额预估在x万元至x万元者，由经理核决。 （3）请购金额预估在x万元以上者，由项目经理核决。 4. 凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。 （二）外购 1. 请购金额预估在x x 万元（含）以下者，由经理核决。 2. 请购金额预估在x x 万元以上者，由项目经理核决。 第六条请购案件的撤销 （一）请购案件的撤销应由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。 （二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理： 1. 采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。 2. 原“请购单”已送物料管理部门待办收料的，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据此将原请购单退回原请购部门。 3. 原请购部门未能撤销的，采购部门应通知原请购部门。 第七条采购部门的划分 （一）内购由国内采购部门负责办理。 （二）外购又国外采购部门办理，其进口庶务由业务部门办理。 （三）项目经理或职能部门经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由职能部门经理或项目经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 第八条除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，在下列方式中选择一种进行采购。 （一）集中计划采购 凡具有共同性的材料，以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 （二）长期报价采购 凡属本项目经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第九条采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类确定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考。遇有变更时，应立即修正。 第十条内购部门询价、比价、议价 （一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及采购历史记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 （二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明，经采购部门经理核实后，会同使用部门或请购部门签注意见后呈核。 （三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经采购部门经理签认后呈核。 （四）对于厂商的报价资料，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 （五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 （六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”上注明与厂商议定的付款条件呈核。 第十一条呈核及核决 （一）采购经办人员询价完毕后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期”经主管审核，并依请购核决权