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公文材料 第一章 公文常见错误分析及对策 一、存在的问题 二、规范公文格式的对策 公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《格式》）、《国家行政机关公文处理办法》以下简称《办法》）以及《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）等办法对于公文格式有严格的要求。但是我们平时在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式不规范，严重影响了公文的严肃性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响工作效率，因此我们必须引起高度重视。一、 存在的问题 （一）文种使用乱 生造文种，把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。（二）混用文种 常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。 报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的，可以写“特此报告”。 请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，期复请求用语常见有 “当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”。 报告与请示两者在使用上有很大的区别；此外，报告可以一文多事，而请示必须强调的是遵循“一事一报”的原则。 函——适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。 函的结尾部分，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”（用于回函）（三）规矩格式乱 《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的 规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当 公文标题应在红色反线下空２行，用２号宋体字加粗，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字（段落行距30磅，页面设置上、下各3cm，左右各2.5cm）。排版错误会影响公文的严肃性。 2.发文号标注不规范 主要表现在：一是错用括号，如，官地（2012）240号；二是用虚数，如官地〔2012〕005号；三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 第字。3.标题滥用符号 错误：关于印发《官地水电站工程2012年安全生产月活动方 案》的通知 正确：关于印发官地水电站工程2012年安全生产月活动方案 的通知 错误：关于印发《官地水电站大坝坝基开挖质量奖罚专项细 则》的通知 正确：关于印发官地水电站大坝坝基开挖质量奖罚专项细则 的通知4.结构层次序数使用不规则 《办法》规定：结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但是目前我们经常出现公文序数数词使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是点号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。（注意：结构层次排版均是左空2字符）5.引用文号格式不对 《办法》规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。目前，有时候会出现，据官地〔2012〕12号文《关于××××××的通知》，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（官地〔2012〕12号）。 6.成文时间标识不清 单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇 ，并且右空４字。成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。会议通过的重要公文，如决议，以及条例、规定等文件，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。 7.附件标注不符合规定 附件应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下一行左空2字符用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。同时，附件内容不应加书名号。 附件应当置于文件之后，与文件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标