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大学档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在记录办学活动、彰显学科、维护学校合法权益、服务学校中心工作和师生群众的重要作用，现根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《XX省档案、XX省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等文件精神，结合实际，特制定本办法。 第二条本办法所称的档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条档案工作是学校科学管理和管理创新的一项重要基础性工作，是学校法定职责和重要使命，必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。 第四条学校档案工作接受教育部、省教育厅等教育行政部门主管，同时接受档案、省档案等档案行政部门的业务指导、监督和检查。 第二章机构设置和人员配备 第五条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 第六条学校成立档案工作委员会，由分管校领导和有关部门负责人组成，负责组织、协调、研究解决档案方面的重要工作。 第七条根据学校事业发展整体需要，设立直属单位档案馆，负责永久保存和提供利用学校档案。档案馆的基本职责： 1.贯彻执行、省（部）关于档案工作的法令、政策和规定，制订学校档案工作的发展规划与年度工作计划并组织实施，制订和完善学校档案工作规章制度与技术规范，并负责监督、指导和检查执行情况。 2.负责日常管理和档案资源的建设工作。 3.负责学校综合档案、干部人事档案、学生档案、各类业务档案、基建工程有关文件资料、有关历史资料与数字媒体资源等的接收（征集）、整理、分类、鉴定、立卷、归档、统计、保管以及提供档案资源使用服务，指导各单位（部门）的业务档案工作。 4.负责档案的开放利用工作，负责编制档案检索工具、编辑档案资料、开发档案信息资源、提供档案利用与档案传递服务，负责组织实施档案数字化、信息化建设，推进数字档案建设和网络服务建设。 5.建立和健全档案工作网络，负责对全校专（兼）职档案人员进行业务培训。 6.负责档案法规政策的宣传教育工作。 7.开展档案学术研究和交流活动。 第八条全校各单位（部门）要加强对档案工作的领导，确定一名本单位（部门）领导分管档案工作，并确定一名专(兼)职档案员，负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管和移交工作。 第九条归档单位（部门）分管负责人职责： 1.贯彻执行、省（部）有关档案法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位（部门）工作议事日程。 2.加强与学校档案馆工作联系与沟通，共同做好业务指导、监督、检查工作，确保档案材料归档质量。 3.负责本单位（部门）所有归档案卷内容、质量审查把关，保证归档文件材料齐全完整。 4.切实加强本单位（部门）档案归档工作领导，对专（兼）职档案员提出具体工作要求,并解决工作中遇到的问题和困难,保证高质量完成本单位（部门）的档案归档工作任务。 第十条学校专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第十一条专（兼）职档案员工作职责： 1.负责本单位（部门）产生的各类文件材料收集、保管、组卷和整理工作。 2.按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，做到文件材料系统整理，合理组卷，编制页号或件号准确,制作卷内目录规范。 3.主动接受学校档案馆业务指导和检查,按规定时间向档案馆移交档案。 4.切实做好归档文件材料的保密和安全工作。 5.积极参加档案业务培训，自觉提高档案工作能力和业务水平。 第十二条对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应按照有关法律法规的相关规定采取防止职业中毒事故发生。 第三章档案的管理 第十三条按照档案管理有关规定，学校档案馆对档案进行实体分类，划准归档范围，确定保管年限，严把档案材料收进关。凡应归档的必须归档，不属于归档范围的材料，禁止擅自归档。对保管期限已满，失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的，不得销毁任何档案。 第十四条实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。学校各单位（部门）的专（兼）职档案员按照规定时间，经学校档案馆检验合格后，办理移交手续。 归档时间：各单位（部门）次学年的6月底前归档；各院（部）次学年寒假前归档。 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后一年内归档。 第十五条学校档案馆对档案工作实行目标管理，纳入年度目标责任制考核。各单位（部门）要加强领导，把档案工作列入工作议事日程，纳入年度工作目标任务和相关人员的职责范围，作为检查和考核工作的重要内容之一。在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，以保