公司文件资料管理制度(2篇)（上墙规章制度）.docxVIP

编号: 公司文件资料管理制度（2篇） 审 核:-__-— 实施日期:一年一月——日 等平安条件。 2、所有归档文件要进行分类登记。 3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。 4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销 毁工作见文件销毁流程图。 (1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。 (2)文档性资料保管期为5年。 (3)有明确规定保存期的文档，从其规定。 5、涉及行业标准，技术规范等方面的文件资料应盖上‘受控文件’章。将已 过期文件资料盖上‘作废文件’章，报批予以销毁。 6、严格遵守文件平安保密制度，做好文件流失防护工作。 7、文件管理人员要定时检查文件专柜，核对件数，发现异常或被盗，丧失等情 况,及时向公司领导反映，妥善处理。 8、根据公司的实际情况，新工程(例如健议书、投标书、合同等)要求工程完 成后应及时归档,对于工程周期较长的，建议各部门3周内将现有文件归档。 八、文件保密级别 文件级别分为两级:机密和一般。 文件保密级别由文件制作部门确定，技术质量部或综合办审核。 九、档案借阅制度 1、属于公司机密档案的，未经许可不得外借、外传。 2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。 5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得 拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否那么，追究当事人责任。 6、借出档案资料，因保管不慎丧失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予 以处理。 7、发生档案损坏、丧失事件后,如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所 带来的后果,追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处分。 z科技 公司文件资料管理制度（2篇） 【第1篇】z物业公司文件资料管理制度 1、目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适 用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2、适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 3、职责 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 4、相关文件《文件控制程序》 《质量记录控制程序》 5、工作程序和管理方法 文件的产生 各相关部门根据工作需求编写文件。 总经理助理对文件进行审核。 总经理审批通过的文件由力公室打印和发放作为非受控文件生效。 办公室对生效的文件印制，必须使用［印制文件登记S](qr-wd01-02-01)o 文件、资料的类别 受控文件 a）内业资料; b）图纸资料； c）按照质量体系的控制要求进行管理的文件； d）在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； e）与服务过程有关的合同协议； f）业主档案伎口:公共合约、用户登记表等，属于业主财产,由综合管理部管理与 控制，具体执行［顾客财产控制程序］q/ph-qp-7.5.4）。 管理与控制具体执行［文件控制程序］（q/ph-qp-423）。 522非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其 进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为： a）内行文、外行文:1 b）未被质量体系引用的外来文件:2 c）与服务过程无关的合同协议:3 d）未被质量体系引用的法律法规:4 e）行业标准性文件:5 f）照片、录像带：6 g）电脑贮存：7 文件、资料目录的索引号 * * * ** 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 文件、资料归档与管理 各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办 公室统一管理。 办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件 的资料均属保密性文件。 办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和 存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立［存档备案资料目 录］(qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。 并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识 别和检索，便于对文件资料的保管。 文件、资料的发放 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定［文件分发登 记表］(qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在［文件分 发登记表］上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。 办公室在文件发放的过程中不得