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大学档案实体分类实施办法 第一章编制说明 一、编制目的 为了使我校档案工作适应现代化管理的需要，统我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等精神，结合我校档案工作实际情况，特编制本办法。 二、编制原则 1.我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2.在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。 3.类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4.类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 三、类目设置 （一）一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“XingZheng”（行政）的简称。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下： 1.DQ群主要包括学校委、工会、团委、民主派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于群管理的文件材料。 2.XZ行政主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 3.JX教学主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原教委、档案发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。 4.KY科研主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。按原科委、档案发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。 5.JJ基建主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按档案、原计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。 6.SB仪器设备主要包括仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改变、申请报废等各个环节中形成的文件材料；各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件。 7.CP产品生产与科技开发主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 8.CB出版主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。 9.WS外事主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 10.CK财会主要包括财务管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、档案发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。 11.SX声像主要包括学校管理、教学、科研工作和活动中形成的声像材料。 12.SW实物 （二）二级类目、三级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表（第二章），各立档单位不得随意变动。 二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 四、档号的编制 档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。 （一）档号编制的原则 档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 （二）档号结构、模式和标识 1.档号结构 档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成（部分档案的分类号由一、二级类目代号组成）。例如：“委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQ11”。 案卷号是所选择的分类号中最下位顺序编码。 2.档号的模式 本办法规定为：年度号分类号案卷号。 因我校馆藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。 3.档号的标识 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“--”连结。例如：校办2015年校长办公会记录编定为第8卷，其档号可标识为： 2015——XZ11