程序文件编写和管理.doc

二、程序文件编写和管理 程序文件的编写 主要准备工作 ——资料收集与分析，将准备的质量文件与标准的要求进行比对 ——工作分析和评价，确定各项质量活动的主要职能部分及相关部门各识质量活动的流程，分析各项流程 ——设置的需要的程序文件：需考虑各项质量活动的简既程序，并质量活动设置质量体系程序 ——健全职能部门成绩：根据质量活动的范围，职能部和职责的确 五、撰写品质文件的一般作业原则 1．1沟通在任何有效的品质管理管理系统中份演重要角色，文件基本上是沟通的一种方式，一套品质方案必须以文件记录下列各项： 方案本身，例如品质政策程序，品质保证程序，操作程序等。 顾客要求：例如规格，图样，性能判断标准，采购需求及订单 工作说明：例如作业说时，技术程序，检查及试验查核单及抽样计划 表单：例如挂流程等 记录：例如报告，表格，程序控制表，人事资格记录，设备合格记录，检查及试验记录。有效的文件记录带来以下多页好处： 记录过程使人思考及认清事情的顺序和步骤 语意清楚的文件可保存技术资料以供新进员工参考或作训练用途 文件可严谨审查借以改进生产力 为评估方案与执行的效率以供内部及外部稽核文件记录是必须的 确保产品品质 让所有生产制造程序标准化，并可做为公司内部作时依循的标准 万一有问题发生，文件成为可追踪事由的借，但为了使文件发生以上效用，它的内容，形式和顺序必须乎合逻辑，且其用语必须容易了解。 2政策及程序 品质方案的文件依照各个公司不同的需要（产品复杂度，设计输入，产吕责任，设备大小等）而有不同的形式，传统的作法是：各公司制作手册描述系统之相关政策和程序，对设计符合ISO9001：2000之要求的品质方案来说，这仍然是一个方便函的办法，但若要设计满足ISO9001：2000之要求的品质程序，我们建议制作两本分开的手册（一本谈政策，一本谈作业程序）之要求的品质方案必须包含个别的品质方案政策宣示，总体目标和意图说明，以及管理阶层对其之承诺，这里所指的政策与品质方案中各子项的政策不同 政策：可以影响未来决策与行动的计划 品质政策：由组织的高阶层管理者正式宣布鞋的有关该组织的整体品质意图及方向（ISO9000：2000定议） 不管是否把政策文件与细部程序分开，应在拟定程序之前，先把政策拟妥并经同意确定：然后，再订定内部程序使用权与政策部份有所区分。 在描述程序细节前，先说明政策是基于下列一些实际的理由： ——政策可以在短时间内制定并得到正式的认可 ——政策先经确认后，经理们比较容易参与作业程序说明之准备及核准 ——政策可以比较持久不变，程序可能经常会变，因此修订过程得以简化 ——政策可以为整个品质方案的发展提供方向。 政策可以为整个品质方案意图的一般性陈述，可以指示品质的方向，但不描述执行的方法，因此可以容许执行上一些自由度和创新。（注：如果把政策和程序分开，必须要使两者能互相参照） 3准备品质方案文件的主要步骤 对品质方案之承诺 最高管理层必须对品质方案及其所述之目标给予正的承诺，具体的作法是总经理秘须在总体品质宣示文件上签字，执行品质方案的部门主管也必须在宣示文件上签字 权责 被子指派负责管理品质方案的人通常也须协调所有品质政策和程序的发展，监督执行过程并收集相关资讯 这个人所需的资格如下： 对所从事的工业或作业方式已有经验 对Q/QC系统相当熟练 有合适的技术背景 同时他（或她）必须善于沟通协调，且具有权威可收集到必需的资讯 3符合ISO9000系列标准要求 凡是形而上策略性的政策，其内容必须依照相馆ISO9000系列制度，方可获得国际公信力，若合约对可追踪性有要求时，则必须有完善的编号系统，才能完成使命 4、建立文件目录 先建立一张目录表，以作为整体品质方案文件的基础，如附件一之举例，这张表可以帮助你整理所取得的资讯，并避免内容的重复或遗漏。 5、政策陈述： 在最高管理阶层的政策宣示下，建立一系列的政策为执行前项宣示的方针，以引导公司达到品质目标，这此政策是拟定程序的基础，而政策陈述必含下列三点： ——必须完成的目标 ——谁（属管理阶层）负责执行政策 ——那些经理必须参与执行 6、确认品质方案的要求 对任何制造作业必须有基本的文件记录，通常应包含：政策陈述，检查计划，校正记录以及检验和品质记录 7、收集资讯 收集所有与品质方案相关且须记载的资讯，这些资讯存在于现成的工程手册，工作说明，职位说明，操作说明及备忘录中，不防亲自找负责实务的人。 8、资讯的分类 将所收集的资讯分为三类： ——完全符合要求者，可以马上写入品质程序手册的标准格式内 ——完全不符合要求者，必须再与他人讨论如何使其符合要求 ——部分符合要求者，可供拟定初稿 9、草拟品质程序 针对每一个程序拟定草搞，并且必须执行这些程序的经