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邮件合并后数值出现多位小数的几种解决方法
在 Word 中使用邮件合并可以批量调用Excel 工作簿中的内容,十分方便。但有时Excel 单元格中的数值设置的是两位小数,而通过邮件合并后在Word 中却显示为 12 位小数,出现这种情况,可以用下面的几种方法来解决。
方案一:修改域代码
1、打开已进行邮件合并的 Word 文档,按快捷键 Alt+F9,将数值被转换成域代码,在域代码上单击可以看到类似下面的代码:
{ MERGEFIELD 应收款 } 。如果是Word 2007,则域代码中没有英文双引号。2、如果要将数值保留两位小数,则在域代码后加入下列代码:
\#0.00
此时域代码被修改为: { MERGEFIELD 应收款 \#0.00 }
3、按Alt+F9,将域代码转换为数值。注意在没有单击“邮件合并”工具栏中的“上一记录” 或“下一记录”按钮前,所显示的小数仍然是12 位的,单击“上一记录”或“下一记录” 按钮,数值就会显示为两位小数。
如果要保留 3 为小数,则将域代码改成:
{ MERGEFIELD 应收款 \#0.000 }
如果要将数值显示为“¥193137.25”的样式,则改为:
{ MERGEFIELD 应收款 \#¥0.00 }
优点:可以彻底解决问题,而且还可以设置需要的格式。
缺点:如果插入的域过多,有可能需要一个一个修改,比较麻烦,而且有时候只有一位小数的时候,用这种方式末尾也会用“0”占位。
方案二:修改Excel 工作表
在 Excel 中将所需的数值用下列公式代替,在Word 中进行邮件合并后就会按所设置的小数位数显示。例如要显示两位小数,数值在 E2:E20 区域中,将邮件合并所需的数值放到 D2:D20 区域,在D2 单元格中输入公式:
=TEXT(E2, 0.00)
拖动填充柄到D3:D20 区域,然后再进行邮件合并。保留3 位小数就用下面的公式:
=TEXT(E2, 0.000)
优点:同方案一。缺点:同方案一。
方案三:修改Excel 数据区域单元格格式
右键单击 Excel 数据区,选择“设置单元格格式”,在“数字”选项卡中将分类栏改为“文本”即可。
优点:简单易行。
缺点:改为“文本”的单元格无法再次进行数据计算,因此建议采用此法的朋友在最后合并之前更改。
方案四:为Excel 表格增加一行
在 Excel 中所有数据区域的上方增加一行,每个单元格中填充一个任意字母即可。优点:简单易行。
缺点:Excel 表格不美观,建议采用此法的朋友在最后合并之前更改。
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