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第4章 管理文档;用Word XP能够打开与其格式兼容任何文档，不论它是保留在当地计算机上，还是位于局域网与Internet上。假如不知道想要打开文件保留位置，能够借助Word XP【打开】对话框设置搜索条件，查找并打开该文件。为了预防因突然掉电而丢失文档信息，能够设置自动保留文档。经过设置打开与修改文件密码，能够有效保护文档不受非法用户侵害。;在Word XP中，能够打开位于当地磁盘、局域网络和Internet上与Word XP格式兼容全部文件。为了预防打开文件被修改，能够选择以【只读】或【副本】方式打开文件。;与Word XP格式兼容文件包含Word XP之前版本Word文件，以及能够经过格式转换器在Word XP中直接打开其它格式文件。能够直接在Word XP 中打开用Word ，97，95，6.0创建文档，Word XP 完全支持在这些版本 Word 中创建全部数据和格式。另外，在默认情况下，Word XP自带了大多数惯用转换器，经过这些转换器能够打开WordPerfect文件、Excel 文件、Word for Macintosh文件、Works文件、Lotus 1.2.3文件和Web文件等。;在Word XP中，打开文件有以下4种惯用方法：  （1） 单击【文件】菜单中【打开】命令，或按组合键Ctrl+O。 （2） 单击惯用工具栏上【打开】按钮。 （3） 用鼠标直接双击Word文件图标。 （4） 单击【文件】菜单，然后在弹出菜单底部最近使用文件清单列表中单击要打开文件。;1. 打开当地计算机上文件 （1） 单击打开按钮，或单击【文件】菜单中【打开】命令，或按组合键Ctrl+O，打开【打开】对话框。 （2） 在【查找范围】框中，单击包含有所需文件驱动器、文件夹。 （3） 在文件夹清单中，双击各层文件夹，直到打开包含所需文件文件夹。假如要以【只读】或【副本】方式打开文件，先单击要打开文件，然后再单击【打开】对话框上右边，然后选择打开方式（见图4.1）。; 图4.1 指定要打开文件;（4） 双击需要打开文档。 假如要同时打开多个不连续文件，在【打开】对话框文件列表框中，先单击其中一个文件名，然后按住Ctrl 键，再单击其余文件名；假如需要打开多个相邻文件，先单击序列中第一个文件名，然后按住 Shift 键，再单击最终文件名。;2. 打开局域网或Internet上文件 假如用户计算机连入到当地局域网络，这时能够打开网络上其它计算机上共享与Word XP兼容文件。假如用户计算机已经连入到Internet，这时能够打开Internet上共享文件。;打开局域网络或Internet上文件。 （1） 打开【打开】对话框。 （2） 假如要打开局域网络上共享文件，单击【查找范围】右边下拉按钮，然后单击【网上邻居】，双击想要打开文件网络计算机，双击各层文件夹，直到打开包含所要打开文件共享文件夹；假如要打开Internet上文件，单击【查找范围】右边下拉按钮，然后单击【FTP位置】，单击想要打开文件FTP位置，双击各层文件夹，直到打开包含所需文件文件夹。 （3） 双击需要打开文件。;3. 在【打开】对话框中查找文件 假如不知道想要打开文件确实切位置，这时能够在【打开】对话框中设置搜索条件，查找并打开文件。在进行查找前，应该先确定要查找文件名和其所在文件夹范围。需要查找范围越小，计算机查找到结果越准确。 查找能够按以下几个惯用方式进行： 按文件名，按文件类型，按包含在文件中文字或字符，按与文件相关属性，按文件最终被修改时间。;在【打开】对话框中查找文件。 （1） 单击【文件】菜单中【打开】命令，或单击惯用工具栏上打开按钮。 （2） 在【打开】对话框上，单击按钮，打开【工具】下拉菜单命令（见图4.2）。 （3） 单击【查找】，打开【搜索】对话框。 （4） 执行以下操作之一：; 图4.2 【工具】下拉菜单命令; 搜索包含指定文本文件——在【基本】选项卡上（【基本】选项卡上按钮或文字框等项目功效说明见书54页表4.1），设定查找在其标题、内容或属性中包含文本文件（见图4.3）。 依据一项或多项属性搜索文件——在【高级】选项卡上，输入一个或多个搜索条件查找文件。; 图4.3 【基本】选项卡;在 Word 中有各种保留文档方式。可保留当前处理活动文档，不论它是新建还是原有，可同时保留全部打开文档，可用不一样文件名或在不一样位置保留活动文档副本。假如要将文字或格式再次用于创建其它文档，可将文档保留为 Word模板。假如用户与使用较早版本Word人共享文档，同时又想确认文档在旧版本中打开时是否一样，能够关闭旧版本中没有功效。;用户在输入文本时候，有时会碰上突发事件而使计算机不正常关闭，如突然掉电。假如在此之前没有对文档进行保留，这时