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物料用品合规流程 一、印刷品、宣传品合规流程 （一）总公司统一采购 公司宣传品、印刷品纳入SAP系统MM(物料)模块管理。 根据公司相关制度规定，宣传品、印刷品由总公司集中制作， 归口管理部门为总公司行政保障中心，总公司涉及到 SAP 系统操作的执行工作全部集中在财务管理部完成。各分支机 构资产管理岗需根据征订单统计分公司的制作需求并负责 系统内外的申请、收货、验货、发货。 1 ．分公司采购申请 各分支机构办公室根据业务需求，于总公司规定的征订 时间段内完成SAP系统中“采购申请”的创建。季度的征订于 征订月的3 日之前完成，散单根据规定的时间段操作。并经 分公司计财部经理在系统中进行“采购申请审批”后方有效。 2 ．建立采购订单 总公司财务管理部综合核对 SAP 系统中的申请、行政 保障中心提交的文本申请，确认无误后在 SAP 系统中创建 采购订单。同时打印采购订单。并将订单号提交行政保障中 心，由行政保障中心统打印后统一向相应厂商订购。 3 ．收货 各分支机构在接到供应商送达的货物时，根据采购申请 查询对应的采购订单并对实际的货物进行逐项核对，确认无 误后在《收货回执》或《收货确认书》上签字确认。并于收 到货物的两天内完成在 SAP 系统中的收货。系统将自动在 分公司账套生成凭证，凭证的附件为打印出的各分支机构的 采购订单清单、入库单。 各分支机构需于每月 25 日之前完成上月征订物料的收 货处理，每月末各分支机构必须将收到的货物在系统中做完 收货处理，以保证账实相符。 4. 收货、供应商查询 总公司行政保障中心需于每月 26 日（因为各分支机构 于 25 日之前必须操作完毕）检查各分支机构上月的征订单 是否收货完毕。在MM模块中根据收货或供应商查询检查报 表，确保各分支机构已经根据采购订单进行完全的收货处 理。 5. 物料采购清算 总公司行政保障中心确保采购订单已经在系统中完成 收货操作，审核无误后于每月的 27 日之前将物料发票、签 报、采购订单明细清单（即从系统打印出提供给供应商的订 单清单）等单据提供财务审核。其中一张费用报销单必须对 应相同供应商的发票填列（建议一个供应商一个订单） ，并 在报销单“备注栏”注明该供应商的采购订单号。 6. 发票校验 财务报销审核岗收到报销单据时，需再次根据采购订单 进行收货查询。通过“新华人寿报表－内部报表－物料管理－ 自定义物料查询报表－采购定单收货、发票校验查询”检查各 供应商的订单金额是否跟发票一致，同时审核各项票据及报 销手续的合法合规性。审核无误后进行发票的录入与校验。 7. 发票校验后付款 行政保障中心经办人员履行完各项审批手续后到资金 管理岗申请付款，出纳人员检查审批签字手续无误后开具支 票或汇款单。并于次日上午跟资产核算会计交接相关单证。 8. 划账、清账 财务管理部资产核算岗根据采购订单清单制作转账单 划账、根据付款单证进行供应商的清账处理。选择对应供应 商清账后生成凭证，凭证附件为付款的单证，如支票等申请 单、支票根、签报等单证。 (二) 分、支公司自行采购 1. 由分（支）公司物料账管员在SAP 物料系统中录入 采购定单。实际收到货物时，物料管理员选择基于采购定单 的收货，物料账管员打印入库清单一式两联，货物入库后由 收货人签字确认。清单一联交财务作为会计凭证附件，一联 交仓库保管员。系统自动生成会计凭证。 2. 收到发票时，由收货人确认金额与所收货金额是否一 致，不一致则不做发票校验。一致时，由物料账管员在发票 上背书，交由财务在系统中做发票校验，生成会计凭证。 3.支付货款时，由财务在系统中做付款凭证。 (三)物料的领用 总、分、支公司各部门（含营业区）领用物料用品时， 由各部门经办人填写“单证条款申请表” ，经本部门领导签字 后，交给分、支公司物料账管员，由账管员在 SAP 系统内 发货，并打印出库单一式三联（用三联的会计凭证纸）。领 用人持出库单到仓库管理员处领取物料，并在出库单上签字 确认。出库单的第三联由领用人部门留存，第一联和第二联 交仓库管理员，由仓库管理员将第一联交物料账管员，第二 联仓库管理员留存。物料账管员核对无误后将第