论电子文件的归档管理.docx

? ? ? ? ? 论电子文件的归档管理 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 摘 要：电子文件的归档是档案管理者面临的一个问题，本文从电子文件的归档管理出发，提出要因势利导发挥电子文档的快捷性并确保其安全性。关键词：电子文件 归档 管理 电子文件的出现就如同化学纸浆、化学墨水使用一样，虽然给档案管理带来负的影响，但它们都是社会科技进步的产物，在实践中显现出极大的生命力。国际档案理事会电子文件管理委员会编制的《电子文件管理指南》把作为档案由档案部门接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。我国国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）将归档电子文件（archival electronic records）定义为“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。在档案领域，电子文件的可塑性，使得档案的原始记录性和法律凭证性受到了巨大的冲击，追使档案部门不得不重视并尽早介入电子文件的管理，尽快适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐，加强电子文件的归档管理。归档是现行文件向档案转化的过程。由于档案受到国家法律的保护，因此，归档是保护电子文件资源价值的最有效手段。电子文件的制作和管理人员须增强档案意识，积极配合档案部门做好电子文件的积累、整理和归档工作。一、电子文件管理的优势和问题1.有利于提高办公效率和质量电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵活；检索快捷、传播迅速；多元集成、生动直观等优势。借助这优势，我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。2.有利于提高档案管理水平由于档案是从文件转换过来的，今天的文件就是明天的档案，今天的档案就是昨天的文件，它们之间是不可分割的。因此，电子档案工作必须强调前端控制，即从文件制作、传递、收集时就加强质量控制，以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患，如内容不真实、格式不规范等问题，将会给档案工作带来难以弥补的损失。3.有利于信息资源的开发和利用电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，由于这一项新事物还没有被人们广泛认识，至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理，就能为信息资源的开发利用创造条件，由此带来可观的经济和社会效益。二、电子文件的归档范围和保管期限鉴于目前电子文件和纸质文件之间存在优缺点互补的状况，两者谁也无法完全替代对方，为此，须采用“双套制”的管理原则，即将同一内容的两种载体文件同时保存，同时又使两者之间建立逻辑联系，使利用时可以相互参照。因此，新型的《归档范围和保管期限表》可以设计为以下格式： 该格式通过保管期限栏不同年限标注，反映了归档文件的三种状态：如只标纸质文件年限的即只归纸质文件；如只标电子文件年限的即只归电子文件；如同时标纸质和电子文件年限的即实行双套归档。此时电子文件的保管期限应较纸质文件延长。该表中的类目号还可以作为纸质和电子文件连接的标识号，具有一定的检索价值。根据这张表，管理人员可以确定那些文件需要收集积累，并对它的保管期限一目了然。三、电子文件的归档管理1.归档方式：现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案部门归档保存。2.归档时间：纸质文件一般为定期批量归档。电子文件的归档时间有实时和定期归档两种。实时归档是在电子文件刚刚形成或收到之初就实行归档。定期归档是在电子文件的文书处理程序结束后才归档。实时归档一般采用联机归档方式，定期归档可以是联机或脱机归档。由于电子文件的归档实际上是复制和转储，归档后不影响部门中的使用，且有防止电子文件被损毁、丢失、篡改的作用，是一举多得好事，因此，有条件的单位应当尽量采用联机实时归档的方法。3.归档要求：一是必须是最终版本，且审批签署手续完备，与有关的纸质文件在内容和形式上保持一致。二是如果是加密文件一般须在归档前解除已设置的密码；如果是压缩文件应尽可能解压；如果是采用非通用格式制作的，须转换成通用格式，如果无法转换的，应当将该文件运行的专用软件一并向档案部门归档，以上措施都为了方便电子文件的有效利用。归档后电子文件的保密管理由档案部门统一采取措施。三是归档电子文件须经过预立卷，并形成电子目录。四是通过脱机载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。五是归档时应办理移交手续，打印移交目录，交接双方责任人在移交目录上签名，并各持一份移交目录。四、全面地认识电子文件的特点，趋利避害，发挥其优势电子档