学校接待流程.pdfVIP

*＊＊＊*＊接待流程 一、 目的 为了提高外事活动接待工作的规格和效率，树立学校品牌形象 ,扩大对外联系和交 流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则，使接待工 作正规化、统一化、标准化. 二、 适用范围 适用于各类对外接待任务。 三、 职责 1、办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排，组织有关人员实施，做好 客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作; 2、接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作。 四、 接待流程 1、收集客户来访信息：办公室人员首先确认来访人员是否需要学校招待,包括是否 用车到指定地点迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求、是否需要在接待结 束后,安排车辆送到指定地点?如需安排用餐和住宿，到财务部填写 《宴请申请单》，并 根据实际需要填写 《借款申请单》，从财务支取一定现金，用于接待时的机动费用，用 餐和住宿尽量安排在协议单位，用签单方式结算。 2、接待方案：对重要的接待任务或大型参观学校活动，办公室须指定接待负责人， 并制订详细的接待方案和日程时间表交给有关参加接待的人员。 3、司机准备:如需车辆接送，接待负责人须提前联系司机,告诉准确的到达时间和地 点，接待人员须提前10分钟到达接待场所等候客人，接待负责人同时须到学校门口迎接 客人。客人离开学校时，接待负责人须提前10分种通知司机作好出车准备，司机须提前 将车开至指定地点,如遇到严寒或酷暑天气时，须提前打开车空调,如遇到雨雪天气,则须 提前为客人准备好雨伞,如客人有随身行李或礼品时，应提前打开后备箱。 4、6S准备:提前通知各班级班主任或主讲老师打扫学校公共区域卫生，并注意保持. 通知各相关专业，做好实训室和车间的6S整理与维护.同时接待过程中注意保持与维护。 随时做好参观前的准备。 5、参观安排：参观的现场解说由学校指定的专人负责。由接待负责人引导客人参观， 参观路线为：6 号车间—-5 号车间——4 号车间——2 号医护楼——烹饪专业教室—-接 待室，办公室负责做好摄像. 第 1 页 共 5 页 6、座谈会准备：如参观结束后有座谈会,办公室接待人员须向领导请示,是在接待室 座谈还是在会议室座谈，如果在会议室座谈须于客人到达前一小时前,准备好学校宣传彩 页、桌牌、水果、茶水、餐巾纸、湿巾、桌花、纸笔等物品，如遇到严寒或酷暑天气时, 须提前半小时打开会议室内的空调.如遇全天接待，则接待人员须利用中午休息时间将接 待场所进行一次整理. 7、会谈过程中工作：客人到会议室后，及时准备茶水，咖啡等；客人落座后上茶， 茶水每隔 15 分钟或少于一半时添水，若有需要可准备烹饪专业制作的点心。夏秋季准备 瓶装矿泉水，春冬季准备绿茶,咖啡等。会议过程办公室做好摄像工作，重要会谈可在隐 蔽位置放置录音笔，记录会谈内容。 8、用餐和住宿：根据实际需要,提前为客人预定用餐和住宿，并根据需要提前准备 好烟、酒、礼品等事宜。用餐时间将至(中午 12:00；晚上 18：30）,提醒饭店提前上好 冷菜。 住宿和用餐根据客人重要性分为： 住宿:A 级－邯郸金都酒店、新梅林 用餐：A 级－邯郸金都酒店、新梅林 B 级－唐年商旅（商务套房） B 级－广平天鹅湖大酒店 C 级－唐年商旅(标准大床房） C 级－广平川府农庄 9、纪念品的准备：接待全部结束后,接待负责人及时通报办公室，办公室负责提供 相应的纪念品并与其他接待人员一起欢送客人。 礼品以本地富有特色的产品为主，如老粗布、缯肘、手工粉条、富硒类农产品等; 五、接待标准 A 级接待标准： 陪同人员：常务校长、执行校长、负责本次接待的副校长。 1、迎接：常务校长、执行校长、副校长在机场、车站、校门口迎接，注意把握迎候时间, 提前等候于迎接地点。 2、参观:常务校长、执行校长、副校长陪同，由副校长介绍学校基本情况,参观过程由专 人负责解说。 3、座谈：学校教职人员确保学校卫生环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适 , 将学校简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、桌花、纸巾等摆放于接待室。根据 需要制作领导席卡、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄 像设备.