第五章电子表格系统Excel.pptVIP

5.6.1 建立数据清单 1、建立数据清单的原则 (1)每个工作表中最好只有一个数据清单； (2)数据清单中不能含有空行或空列(但可以有空单元格)。 (3)数据清单的第一行应为字段名(列标题) (4)同一列的数据应具有相同的格式 2、设计数据清单的结构 要建立一个数据清单，必须预先设计好其数据结构，即设计好数据清单的字段数和字段名，字段名最好是汉字，以便于理解和阅读。 第六十二页，共九十七页。 5.6.1 建立数据清单(续1) 3、输入和编辑数据清单 输入数据清单的数据结构后，就可以利用前面所介绍的方法对数据清单进行数据输入和编辑操作了。 此外，通过“数据”菜单中的“记录单”命令，也可以对数据清单进行输入、查看、更改、删除等操作。通过记录单中“条件”按钮，还可以有选择地查找符合一定条件的记录，其方法是： ①在记录单中单击“条件”按钮 ②在相应字段后输入条件(如=80，可对多个字段设定条件) ③单击“上一条”或“下一条”按钮。 第六十三页，共九十七页。 5.6.2数据的排序和筛选 1、数据排序 排序就是根据数据清单中的一列(或几列)数据的大小重新对各记录排列顺序，以便于从不同的角度观察数据。 1)简单排序 所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格，然后在单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮，数据清单中的各记录就会根据该