文书档案整理操作要求.ppt

文书档案整理操作要求 文书档案整理操作要求 一、 归档程序 1、 各单位必须在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，连同相应的电子文件一起，交由档案人员按照本单位制定的文书材料归档的归档范围及保管期限表进行归档标识。由于各机关工作职能的发展和变化，所产生的文件材料与以往的有所不同，现提供《XX区文书档案保管期限表》（见附件），各单位可根据实际制定本单位的保管期限表。 2、 经标识后，即将文件在《XX泰坦文档管理系统》中进行文书档案目录著录，将相应的电子文件放入电脑指定的归档电子文件夹中。 3、 档案室保留附有行文呈批表的正式文件作为归档。 文书档案整理操作要求 二、 归档整理要求 1、 归档时间：即时行文即时归档，纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：①会议记录、各种年终报表放在年底归档；②与本单位有直接关系的必须归档的收文，在加盖归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必须跟踪收回归档。 2、 归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。 文书档案整理操作要求 ⑴ 一份文件为一件； ⑵ 各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉； ⑶ 正本与定稿、正