秘书四级会议与商务活动.pptxVIP

会议与商务活动第一页，共八十四页。會議的含義會議﹕就是聚眾議事﹐即眾多的人員聚集起來一起商討問題。第二页，共八十四页。會議組織結構會前准備。會間工作。會後工作。第三页，共八十四页。第一节 会议筹备技能要求拟定会议议程、日程正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通知识要求会议议程、日程的区别会址选择的方法第四页，共八十四页。會前准備確定會議名稱。制定會議議程和日程。會場的布置。確定與會者。制發會議通知。第五页，共八十四页。1.確定會議名稱會議名稱的組成﹕會議主辦瓣名稱會議的主題會議的類型例如：河职院关于秘书考证的专家研讨会第六页，共八十四页。2.制定會議議程和日程擬定會議議程会议议程是对会议所要通过的文件、所须解决的问题的概略安排，并以序号将其清晰的表达出来，会前发给与会者。會議議程的制作格式包括標題題註正文第七页，共八十四页。议程表的设计1、注意议程顺序所涉及事物的习惯性顺序和公司章程有无明文规定2、第一项是宣布议程，总结再安排讨论的问题，将同类性质的问题集中排列3、保密性较强的议题，一般放在后面第八页，共八十四页。 会议议程：1、宣布议程2、说明人员缺席情况3、宣读并通过上次的会议记录4、财务主管报告5、其他报告6、新的议题7、有关人事任命8、提名并选举新的负责人9、通知有关事项10、宣布休会第九页，共八十四页。上司认为这份议程表有问题，需要修改：天地公司销售团队会议、议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、上次会议的记录4、销售一部关于团队沟通问题的发言5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组第十页，共八十四页。天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、东部地区销售活动的总结5、销售一部关于团队沟通问题的发言6、公司销售人员的招聘和重组7、销售二部经理的人选8、下季度销售目标第十一页，共八十四页。会议日程指会议在一定时间内的具体时间，如有说明可附于表后，会前发给与会者 (日程安排的內容必須考慮時間﹑內容﹑地點三要素)日程一般采用简短文字或表格形式例子第十二页，共八十四页。天地公司新产品销售展示会日程安排日期时间内容地点参加人自责人备注2003年11月12日8:30报到餐厅门厅全体员工9:00销售主管做介绍会议厅9:50休息10:00销售活动录象餐厅三层自由参加12:00自助午餐餐厅二层13:30销售部人员讲解广告宣传单会议厅全体员工15:30分小组讨论与咨询餐厅三层16:30散会自由参加第十三页，共八十四页。议程和日程的区别1、议程和日程都是会前发出2、议程和日程的安排必须吻合3、议程和日程制定后，须经主管领导审核方可实施4、议程的编制在前，一旦确定就不再变；日程在时间、地点、人员上，如有变化可做调整5、议程是会议内容的简要排序；日程则是具体、详细的安排第十四页，共八十四页。选择会址1、交通便利2、会场大小应与会议规模、主题相符3、场地有良好的设备4、场地不受外界干扰5、选择会议地点应考虑有无停车场6、场地租借成本合理第十五页，共八十四页。☆會場的布置會場布置的形式相對式﹑全圍式﹑半圍式﹑分散式主席台布置的技巧主席台的座位布置﹑講台話筒﹑休息室﹑會標﹑會徽﹑畫像﹑旗幟﹑標語﹑花卉﹑燈光﹑色調排列會場座次的技巧主席台座次的排列會場人員座次的排列橫排法﹑豎排法﹑左右排列法第十六页，共八十四页。 主 席 台 禮 堂 形 主 席 台 教 室 形第十七页，共八十四页。 主 席 台 弦 月 形全圍式 多邊形全圍式 橢圓形全圍式 長方形全圍式 圓形第十八页，共八十四页。 半圍式 橋形 半圍式 T字形 半圍式 馬蹄形第十九页，共八十四页。 主桌主桌 分散式 方桌形 分散式 V字形 分散式 圓桌形第二十页，共八十四页。第二十一页，共八十四页。前 排前 排 橫式 通欄形 橫式 分欄形第二十二页，共八十四页。第二十三页，共八十四页。第二十四页，共八十四页。第二十五页，共八十四页。第二十六页，共八十四页。第二十七页，共八十四页。第二十八页，共八十四页。第二十九页，共八十四页。第三十页，共八十四页。第三十一页，共八十四页。第三十二页，共八十四页。不同的会议有不同的气氛庄严隆重、朴素大方气氛热烈、喜气洋洋简单朴素气氛和谐人代会、党代会表彰会、庆功会报告会、总结会协商会、座谈会第三十三页，共八十四页。第三十四页，共八十四页。第三十五页，共八十四页。第三十六页，共八十四页。第三十七页，共八十四页。☆4.確定與會者選擇﹑確定與會者參加會議的單位參加對象的職務或級別參加對象的身份