管理体系文件编写培训.ppt

文件编写要求—程序文件 1、文件编号和标题 程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一层次的 程序文件应统一编号，以便标识。标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如：“环境监测和测量控制程序”、“内部审核控制程序” 等，使活动的性质一目了然。 2、目的和适用范围 简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。 3、术语和定义 对本程序中所使用的名词术语给出明确的定义和解释。 4、职责和权限 结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以 及相互之间的接口关系。 * * ---全员参与 持续改进--- 第三十页，共四十八页。 文件编写要求—程序文件（续） 5、工作程序 这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。 6、相关文件 指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。 7、相关记录和报告 明确实施该程序时所产生的记录表格和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方式、保存部门和保存期限等。 * * ---全员参与 持续改进--- 第三十一页，共四十八页。 * * ---全员参与 持续改进--- 第三十二页，共四十八页。 文件编写要求—工作文件（第三层次文件） 工作文件的作用 1、提高工作质量 工作文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些作业复杂的工作，对提高工作质量很有成效。它可以帮助员工一步一步地按照工作要求去完成作业。然后通过质量记录，对工作过程进行必要的控制和鉴证、追溯。 2、为管理层提供必要的质量信息 现代管理已经进入到信息管理时代，利用信息进行管理最为迅速、经济、有效，而工作文件 明确地规定了完成某项工作或作业所必须填写的质量记录。这样，就可以通过工作文件去检查原始记录，为管理层提供必要的质量信息，以便及时地发现存在的问题，采取有效的纠正措施。 3、有利于对组织员工开展培训，提高员工素质 工作文件为员工培训提供了素材。由于工作文件是现场工作过程中应用的文件，它具有很强的针对性，所以利用工作文件对在岗的职员进行培训，常会取得良好的效果。尤其对新上岗 的职员培训，可以尽快地帮助他们熟悉工作，提高其素质。 * * ---全员参与 持续改进--- 第三十三页，共四十八页。 文件编写要求—工作文件 1、工作文件的编制原则 1.1适宜性原则 并不是每一项工作、每一个工作岗位都需要工作文件，一般是在较复杂的、技术要求高、容易出问题的环节上使用。 1.2指导性原则 作业指导书中应规定作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面，以达到指导作业完成的目的。 1.3可操作性原则 为了指导操作，工作文件应具备可操作性。应能使相关人员，即使是一名新手，经过短时间的培训，即可利用文件准确无误地完成工作。 2、编写工作文件应注意的事项 2.1语言准确、简练 编写工作文件所用的语言要尽量精练，意思要清楚，用词要准确，无需用任何华丽的词句，只要按要求写清楚即可。 2.2注意总结经验教训 工作文件不仅要把工作中成功的经验叙述清楚，写出：“应该怎么做”，而且要把教训总结 出来，如在作业指导书中往往还要写出：“不应该怎么样”。要写好工作中的注意点及注意事项，以避免作业者出错。 * * ---全员参与 持续改进--- 第三十四页，共四十八页。 ---全员参与 持续改进--- 云南机场集团管理体系文件编写培训 * ISO 9001、ISO14001OHSAS18001管理体系 文件编写培训研讨 * * ---全员参与 持续改进--- 第一页，共四十八页。 本次培训要点 标准对管理体系建立的要求 文件的定义 管理体系文件的要求 策划的体系的文件结构 文件和资料管理程序/文件编号审批要求 文件的编写要求/PDCA、5W1H * * ---全员参与 持续改进--- 第二页，共四十八页。 完整的综合管理体系构成 ISO17799 信息安全 管理体系 Health Safety - OHSAS18001 财务管理体系 BS8600 客户满意管理 体系 Financ