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“管理系统中计算机应用课堂笔记(五） 5。l 现行系统详细调查 现状调查是在所确定的系统范围之内，对现行系统进行详尽、深入的调查和分析，收集一切有关的事实、资料和数据，彻底把握现行系统的工作状况，为下一步的需求分析和建立 逻辑模型提供依据。 现状调查的方式能够多种多样，如召开调查会、个别交谈、发查表收集书面意见、调查人员直接参加业务实践、请管理人员给组介绍情况、查阅企业的有关资料等。 在现状调查及以后的系统分析工作中，将要用到一系列描述、分析现行管理系统和新的目标系统的工具（各种图、表和方式）。 现状调查应“自顶向下、由抽象到详细地进行,调查内容有企业组织结构和信息关联状况、系统业务流程、系统数据调查等几个方面。 。1 企业组织结构与信息关联状况 组织结构 现状调查的第一步，就是要认识企业组织结构的现状及各组成部分之间的联系，并用组 织结构图将它描绘出来。 2。信息关联情况. 在组织结构调查以后，接着应依据组织结构，进一步认识企业各管理层次、各管理职能部门和生产部门之间的信息联系,绘制出信息关联图。 系统的业务流程 组织结构图和信息关联图描述了企业各组成部分及其信息之间的联系,是企业管理信息系统背景的综合性概述，比较粗略和抽象。 1。调查应依据原系统的管理业务流程，一个环节一个环节地深入细致地进行. 2。为了准确地表达原系统的业务处理流程和便于以后各工作阶段能有效地研究和使用这些调查成果，一般采纳业务流程图作为描述原系统业务的工具。 业务流程图是系统业务调查中使用得最普遍、最重要的工具。 系统的数据调查 全面收集与业务有关的所有保存和传递数据的载体，包括各种原始凭证、票据、单据、 台账 对上述各种数据需要进行汇总、整理,为以后的数据分析和数据库设计打下基础。系统 调查的数据汇总为三类： （1）输入数据。主要指输入系统进行处理的凭证、票据，或下级部门上报给本系统的 报表。 (2）存储数据。主要指各种台账、记录文件，是本系统实现计算机化后，需要存储的数 据的主要内容。 输出数据。指由本系统将输入数据和存储数据进行加工处理，产生的各类报表和查询结果.它是计算机化以后系统输出和网络传输的主要内容. 数据分布的估算 在汇总的基础上按部门进行数据分布估算，分析企业数据量在不同业务部门的分布、数据来源、数据的时间分布，各业务部门数据处理的重点等.同时也能够用所列的数据存储量 为基数，并充分考虑到系统进展的需要,估计新系统计算设备应提供的存储能力. 5。2 需求分析和系统逻辑模型的建立 需求分析则是对原系统的功能和信息作进一步的分析和抽象,以确定新系统应满足的要求，即明确新系统应当“做什么”，从而完成新系统的逻辑设计。 这个分析和抽象工作可分以下三步进行： 5。2。1 数据流程图的绘制 数据流程图既是对原系统进行分析和抽象的工具，也是用以描述新系统逻辑模型的主要 工具。它有两个特点: （1）具有概括性. （2）具有抽象性。 由于数据流程图简明、清晰，不涉及技术细节,简单让用户理解，因此数据流程图是系统分析人员与用户进行沟通的有效工具，也是系统设计的主要依据。 1。数据流程图的符号 在数据流程图中，采纳四种符号。 （1)外部实体。这是指不受所描述的系统控制,独立于该系统之外的部门、群体，或另 一个信息系统。 （2）处理功能.这是指对输入数据流进行加工、变换与输出数据流的逻辑处理经过. （3)数据存储。这是指逻辑上要求存储的数据，不考虑详细数据的存储介质和技术手段。 数据流。这是指与所描述系统数据处理功能有关的各类数据的载体,是各处理功能 输入和输出的数据集合。 数据流用一根箭线表示。 2。顶层数据流程图 数据流程图的绘制，实行自顶向下逐步求精的方式,即先把整个系统当做一个处理功能 来看待，画出最粗略的数据流程图；然后逐层向下分析，分解为详细的低层次的数据流程图。 顶层数据流程图的一般形式。任何系统,无论多么复杂，顶层数据流程都可粗略地表达一种形式.若系统中具有全系统共享的数据存储，可表示在顶层数据流程图中，部分处 理功能共享的数据可在低层次数据流程图中表达。 顶层数据流程图的绘制。先应依据系统可行性分析确定的范围和目标、用户的需求，划定系统的界面。界面内的，作为详细分析的系统;界面外的、与系统有数据联系的部 门和事物，则视为外部实体。 低层次数据流程图 在顶层数据流程图的基础上,将处理功能（逻辑功能）逐步分解，可得到不同层次的数 据流程图。 用分层次的数据流程图来描述原系统，把系统看作一个统一的整体，进行综合的逻辑描述。首先要划定系统的边界,分析系统与外界的信息联系。 4。扩展的数据流程图 扩展的详细内容有两个方面：(1）应用计算机以后，能够增加许多原来手工处理难以完成的各种功能.(2）扩展是增加对各种例外情况和错误情况的处理。 最后确定的数据