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办公自动化系统 Eightlink（深圳）有限公司 地点：深圳市红荔路上步工业区22栋万源大厦4层 电话：3211150，3326076 传真：3205405 Email：sales@ 序言 现代劳公需要先进的办公系统。电子化、无纸化以及共同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。现代公司每日都有大量的商业信件、公函等来往，同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，所以需要一套先进、高效率、覆盖全公司的办公自动化软件来代替过去的手工传达作业，供应更好的文件管理功能，充发散挥共同办公的作用，同时也为与世界先进的办公系统接轨打下优秀的基础。 1．系统大体 为了知足目前办公业务的实质需求，知足现代公司发展的需要，进一步提高公司办公 效率，加速公司信息化进度，达到增收节支的目的，急需建立公司的办公自动化系统，使公司范围内每个人之间都能够经过电子邮件迅速、安全地通讯，为公司建立一个安 全、快捷的通讯基础设备，并在此基础上扩大办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸化办公，形成公司办公网络，进而使工作人员之间能够更快地互换信息、更好地共同工作，提高办公效率，降低公司开支，建立一个采用先进技术的、流程控制齐全的、达到国内先进水平的办公自动化系统。 为了实现这一目标，办公自动化系统应当采用世界当先水平的办公自动化系统技术和开发工具，IBM的LotusNotes正是这样一个办公自动化平台。 LotusNotes是Lotus(莲花)公司的软件产品，Lotus公司在群件（用于工作组共同工作的软件）方面居于世界当先水平，领导着群件的标准和发展。1996年被IBM公司强行收买,耗费30亿美元，成为IBM的子公司。LotusNotes是全球应用最为宽泛的群件产品。到1996年，该软件的用户数已经达到900万个，全球500家最大公司中有 423家使用该软件作为办公系统平台，在中国，有高出500家政府和公司级用户，包括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家书息中心、中国人民保险公司、中国人 民银行等。 目前，LotusDomino/Notes(LotusNotes4.6) 化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。 LotusDomino/Notes功能概括见附录C。  是LotusNotes的最新版本，办公自动 Lotus公司简介和市场情况见附录B。 办公自动化系统应当利用LotusNotes先进的工作流程自动化技术迅速把目前的主要办公业务：公函管理、会议管理、档案管理的业务流程归入计算机管理，在计算机网 络上实现，缩短办公业务的流程时间，减少工作人员的工作量，提高公司的办公效率。同时，为管理者供应领导办公系统，为办公人员供应办公人员办公系统，方便平时的 工作，成为个人办公的协助工具，提高全公司每个管理人员的办公效率。 另一方面，建立新办公自动化系统也为建立公司信息网络打下牢固的基础。利用LotusDomino/Notes的富强的信息集成能力和通讯能力，实现各种公司级信息的收集和存 储、信息的办理和传输以及信息的宣布和共享，经过这个信息网络认识整个公司的状态，使信息为决议供应支持，实现公司级的协调解协作。 作为管理信息系统(MIS)的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理 人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。 综上所述，建立办公自动化系统是符合公司目前实质需要的、符合公司发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高公司办公效率、降低公司办公然销、提高公司信息化水平，并将标志住办公自动化水平进入国内先进水平的队列。 2．系统特点 2-1通用性 办公自动化系统必定适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间互有关系的办公业务需要，知足各种办公业务的需要，知足各种不同样职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个公司的、各种办公业务流程的系统。它必定能适应各个单位各种各种不同样的环境，符合国际标准，能够适应各种各种的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩大的系统。 2-2合用性 办公自动化系统必定面向最后用户，以最后用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真实符合最后用户的实质需要。经很短期培训，在3～4个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面张开。 2-3网络化 办公系统要能够随着网络系统的建设，真实覆盖所使用单位和部门致使于覆盖全公司的每个管理人员，使每个人都能够经过办公自动化网络和别人通讯、沟通、协作，进行办公业务来往，查问各种公司信息。经过办公自动化网络进行信息的收集和储藏，信息的办理和传输以及信息的宣布和共享。 2-4先进性 办公自动化系统应采用国际先进的办