光伏电站档案资料管理制度.docx

X 201705-N52 光伏电站 档案资料管理制度 1、目的 1.1规范电站科技档案、文书档案、财会档案和音像档案的管理。 2、范围 2.1本标准确使用于20MW光伏电站档案管理标准。 3、引用文件/应用文件 3.1、引用文件 《电力工业企业档案分类规则》（能源办（1991）231号） 《归档文件整理规则》DA/T22-2000　中华人民共和国国家档案局2000-12-06 3.2、应用文件 《新能源控制有限公司档案管理规定》 4、术语和定义 4.1 科技档案。凡电站形成的各类技术资料、图纸、论文，或对外交流中带回的有关技术类资料，均应交安全生产部综合管理员，由其进行归档保存。每年元月份移交综合档案室归档保存。 4.2 文书档案。凡电站形成的具有保存价值的文件材料、上级主管部门下发的各种有参考价值的材料、对外往来文件、信函等，由综合管理部企管文秘进行整理，每年3月份移交综合档案室归档保存。 4.3 音像档案 4.3.1 上级领导来电站视察所形成的音像材料。 4.3.2 电站主要领导同志重要工作活动的照片、录音和录像材料。 4.3.3 电站重要会议形成的音像材料。 4.3.4 电站拍摄的各类资料录像片、电视片。 4.3.5 电站人身、设备事故的现场照片、录像等。 4.3.6 科技成果、创优工程、技术比武等形成的音像材料。 4.3.7 反映电站重要活动以及厂容厂貌的照片、录像等。 4.3.8 其他外购资料片及具有特殊意义和保存价值的音像材料。 5、管理机构及职责 5.1 电站档案分科技档案、文书档案、财会档案和音像档案，其中，科技档案由运营部负责整理归档，存于电站综合档案室；文书档案和音像档案由综合部企管文秘进行整理归档，分年度移交至电站综合档案室；财务档案只存有公司财务集中管理前的资料， 财务集中管理后的档案资料由公司保管。 5.2 运维部和后勤部各配备兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、统计、借阅、保管工作，最终归口管理部门由综合管理部负责。 6、管理内容和要求 6.1 管理程序 6.1.1 部门档案管理人员，每月负责对本部门的档案进行归类整理，每年年底装订成册，统一交综合档案室归档保存。 6.1.2 电站员工借阅资料，应及时进行登记，并注明借阅时间，重要资料不能外借的，只能在档案室查阅。资料外借需经综合部负责人批准。外单位借阅资料，必须经过部门及生产经理的同意，方可借阅。 6.1.3 归还资料时，档案管理人员应仔细检查资料是否损坏。 6.1.4 档案保护管理坚持“以防为主、防治结合”方针，落实档案“十防”（防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作。 6.2 档案利用 6.2.1 根据利用者身份、利用目的、查档范围等，依据电站保密及其他有关管理规定，决定可否接待利用。 6.2.2 借阅档案资料需履行登记、签字手续。对保密档案需请示电站领导批准后方可借阅。 6.2.3 生产经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 6.3 档案保密管理 6.3.1 档案管理部门必须认真执行保密制度，制订档案的定密、降密和解密方案,报公司保密领导工作小组审定后实施。 6.3.2 完善保密措施 （1）严格按照档案密级确定借阅范围，不得扩散, 不得将涉密档案带出档案室。非经公司分管领导批准，不得复制和摘抄密级档案。 （2）档案收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。 （3）完善档案库房管理，库门、门窗、装具必须使用铁、钢结构材料定制。 6.4 档案保护管理 6.4.1 档案存放应依据档案载体选择装具，底图不宜折叠，磁性材料应选择防磁设施，重要档案应异地备份。 6.4.2 档案入库前应去污消毒，受损档案要及时修复补救，对于易损制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。 6.4.3 档案库房应保持干净整洁，具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害气体、防有害生物等保护功能。 6.4.4 库房温度应控制在14～24°，湿度应控制在45%～60%，并有温湿度表计监控。 6.4.5 库房设备运转情况要定期检查，并及时排除隐患。 6.4.6 库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符，档案数量发生变化时应记录说明。 6.5 档案鉴定与销毁管理 6.5.1 档案鉴定工作应在公司鉴定领导小组指导下进行, 对鉴定后失去保存价值的档案，须编造销毁清册，报公司档案鉴定领导小组审批，档案室备案后进行销毁,严禁擅自销毁档案。 6.5.2 档案销毁工作在公司档案室指导下，由各单位指派两人以上进行，销毁前应仔细核对清册，销毁后由销毁人签字。销毁档案应遵守保密标准，档案未完全销毁时，监销人员不得离开销毁现场。 6.6 奖惩管理 6.6.1 档案员要严格执行上级指示和有关规定，负责收集、整理、统计、归档和利用等工作。