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精品文档 精心整理 精品文档 可编辑的精品文档 记录管理制度 第一章 总 则 第一条 本制度规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置的要求和方法，通过对记录进行有效控制和管理，以证实满足管理要求的程度或为管理体系有效运行提供客观证据。 第二条 本制度适用于二建集团各项管理工作运行过程和建筑工程施工质量、环境与职业健康安全管理活动形成的记录（资料）的控制，包括来自相关方的记录。 第三条 定义 1、标识：即记号，符号或标志物。用以标示，便于识别。本程序是指一般包括编号、代码或唯一特征的标志。 2、收集：即归集管理活动的所有环节所形成的记录及其传递路线。 3、编目：即根据记录的不同属性，分别按归类标识编号。 第四条 职责 由总裁事务部（档案室）主管，各职能部门和工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部实施。 1、总裁事务部（档案室） （1）全面负责二建集团的记录和档案管理工作； （2）对二建集团各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院以及工程项目部记录表式编制、审核、标识、更改以及记录形成、管理过程进行业务指导、检查和监督； （3）对归档范围内的记录进行收集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置。 2、各职能部门 负责做好本部门形成的记录的收集、管理、存贮和归档等工作。 3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部 （1）落实专职（或兼职）资料员及存放场所，并建立岗位责任制，并将人员名单及联系方式（包括变更情况）报总裁事务部（档案室）； （2）负责做好记录的实施和管理。 4、资料员 （1）工程公司/分公司/总承包部/工程设计院资料员要指导、督促下属工程项目部做好资料的收集、整理、保管和移交归档工作。 （2）工程项目部资料员做好文件资料的收集、整理、保管和归档工作。 5、填写人员 对所记录的每一个数据和文字负责。 第二章 工作要求 第五条 记录分类 1、二建集团总裁事务部（档案室）归档的记录； 2、各职能部门保管的记录； 3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部保管的记录。 第六条 记录表式编制、申报 1、二建集团管理制度派生的记录表式，由管理制度编制部门负责编制，各职能部门在会审文件的同时进行审核，报分管领导和/或管理者代表审批，随管理制度同时颁布，并给予标识。 2、生产经营、管理活动中新产生的记录表式，由职能部门有关人员编制，部门负责人审核，填写《记录申请表》并给予标识，经分管领导和/或管理者代表审批后采用。 3、工程施工中新产生的记录表式，在工程项目部“施工组织设计”或“专项施工方案”或“质量计划”或“环境与职业健康安全管理计划”中给予确认。 4、分包方提供的记录样式，由工程项目部予以确认。 第七条 标识 1、管理制度中确定的记录标识 QG / SHEJ HY01 – ××××（B-1） 表单编号 文件发布年份 主管部门名称的拼音缩写和制度编号 有限责任公司的拼音缩写 企业管理的拼音缩写 2、新增的记录标识 QG / SHEJ HY01 – ××××（增B-×） 新增表单编号 文件发布年份 主管部门名称的拼音缩写和制度编号 有限责任公司的拼音缩写 企业管理的拼音缩写 3、外来记录的标识 在生产经营及各项管理活动中，凡政府和上级主管部门指定使用的各种记录表式均采用该记录的原标识，如该记录无标识的，由使用部门按本制度第六条新增记录标识的要求给予标识。 4、电子文档记录的标识应与纸质记录的标识一致。 第八条 记录的形成、收集和传递 1、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部和分包商应按生产经营及管理活动的要求和工程产品的形成过程建立记录，并按归档要求及时传递。 2、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部应指派专人（专职或兼职资料员）按记录留存/归档的范围及要求，对本系统/本专业/本项目的记录进行收集和整理，包括来自相关方的记录。 3、工程档案等记录的形成应与工程进度同步。 4、记录形成时，要做到及时、字迹清晰、准确、真实、有效、项目齐全、签章完备、编号有序，无未了事项（不需填写处划