内控：销售业务典型内控漏洞识别及应对.docxVIP

内控连载07:销售业务典型内控漏洞识别及应对企业应当对现行销售业务流程进行全面梳理，查找管理漏洞，及时采取切实措施加以改正；与此同时，还应当注重健全相关管理制度，明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施，实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接，落实责任制，有效防范和化解销售业务相关风险。 销售循环的典型内控漏洞有： 典型漏洞一：未编制销售计划或计划编制不合理销售计划通常是整个公司经营计划起点，决定了公司生产、采购、资金等活动计划，其编制准确性对公司经营影响非常大。销售计划内控漏洞表现形式通常有：未编制有效的销售计划；销售计划编制未充分搜集信息；销售计划未经内部恰当沟通、讨论和审核；销售计划未能有效分解。 销售计划内控漏洞导致潜在不利影响可能有:销售计划不符合市场实际，直接影响采购、生产等业务活动，不能满足市场需求或导致库存积压，公司资源不能有效安排。例如，某家电生产企业未对市场趋势进行深入研究，由总部拍脑袋制定销售计划，然后与子公司讨价还价后定出子公司销售目标，销售目标缺乏基础；销售计划没有在各个片区、产品、季节、业务员进行分解，难以具体落实；没有制定与销售数量指标配套的销售资源投入计划和方案，销售业务员无从制定具体的销售活动方案；销售计划中缺乏对回款、费用的考核指标。 由此带来的后果是：库存积压，销售费用高居不下，应收账款高企，销售人员积极性受到严重挫伤，次年大量离职，对公司经营带来非常不利影响。 企业应重视销售计划编制，明确销售计划编制流程，销售计划编制应基于充分有效的市场调研，销售计划经过内部部门恰当沟通；销售计划恰当分解；具备销售计划调整沟通机制以应对市场变化。。 漏洞识别：检查公司是否编制书面的销售计划；检查销售计划编制过程和依据，判断销售计划编制合理性；通过抽查已执行销售，检查是否按照销售计划执行，实际销售是否与计划存在重大偏离。 典型漏洞二：销售流程不相容职责未有效分离销售业务环节有很多不相容职责，如未分离可能导致错弊，例如销售人员挪用货款、销售人员出卖企业信息资料、滥用销售费用等等。 为了预防这些问题，企业可将销售与收款循环中的业务环节进行拆分。例如，将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由客户服务部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；销售人员催款，而货款回收则由财务部为主负责办理。 一般来说，销售环节必须做到以下主要职务的分离：销售订单/合同的签订与审批；销售业务执行与信用控制;接受客户定单的人不能同时是负责最后核准付款条件的人；客户对账与销售业务执行人员；发货通知的编制人不能同时执行存货的提取；填制发票的人不能同时担任发票的复核工作；办理退货实物验收工作的与退货账务记录等。 【案例】某石油公司加油站站长的监守自盗。据媒体报道，陈某原是南京某石油公司加油站站长兼任管账员，自1997年以来，他采取截留销售款、账内做假账等方式，将单位公款用于赌博，使国家直接经济损失70余万元。他开始也只是玩点“小来兮”，但逐步由小赌变成大赌、狂赌。1997年他有过一个月内输掉21万元的“记录”。 陈某挪用公款的手段很简单，一是直接挪用销售款，陈某自1997年担任站长起，多次从加油站油款中直接拿取现金，两年的时间里挪用公款50多万元去赌博，在兼任管账员期间，又利用负责清理回收油站的外欠款机会，他又将收回的外欠款数十万元输在了赌桌上。二是做假账。陈某利用自己既是站长又是管账员的便利，一方面大力截留销售款，另一方面又采取账内做假账的方式来掩盖其舞弊行为。 漏洞识别：检查企业是否有明确的不相容职务分离表，销售循环实际职责是否与规定职责一致，判断是否存在同一人兼任不相容职务情况。 典型漏洞三：缺乏信用管理或信用管理不严信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法，信用管理不当导致公司应收账款高企、产生巨额坏账损失是销售循环中突出问题，也是销售环节最。 不少企业面对市场的巨大需求，为了占领市场盲目扩大客户源，单纯追求没有现金流保证的销售收入，缺乏对市场信用风险的有效控制，缺少对客户资源（信息）的集中统一管理，缺少对应收账款缺少系统化、科学化的管理体系，从而在买方市场条件下，企业一方面通过信用交易（赊销）以争取客户扩大销售，另一方面巨大的信用风险使企业陷入货款被拖欠、经营亏损的困境中。 从公司内部进一步分析信用管理的不足我们可以看出，企业产生账款拖欠的原因有二：一方面企业缺少科学的信用管理制度和组织体系，比如：客户信息管理问题，档案不完整；财务部门与销售部门缺少有效的沟通；企业内部业务人员与客户勾结；企业内部资金和项目审批不科学，领导主观盲目决策。另一方面企业对客户缺少科学的信用政策和规范