会务工作手册修订版.pdfVIP

会议是集思广益、聚众议事的一种讨论形式。上海工程技术 大学对在校区内举行的会议管理，目的是追求会议之必需，会议 之效率，避免凡事开会之会海现象。下面是精心为你们整理的的 相关内容，希望你们会喜欢! 一、会议管理 会议是集思广益、聚众议事的一种讨论形式。上海工程技术 大学对在校区内举行的会议管理，目的是追求会议之必需，会议 之效率，避免凡事开会之会海现象。我校将会议分成周安排会议、 部门会议、外单位借场委托会议三类。 1、周安排会议管理 周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和 会议组织安排在一周会议安排中之会议活动。 为使一周会议安排及时准确，做到“一周会议早知道”，要 求有关部门做好向校办报送工作，报送截止时间要求为每周四下 午15:00。 2、部门会议管理 部门会议是由部门组织、召集，部门负责人主持的各种会议。 1 为了使部门会议有序进行，请有关部门提前三天到校 理 会场使用登记手续。 3、外单位借场委托会议管理 外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的 会议。外单位委托会议是外单位委托我校有关部门组织实施，并 使用我校会场的会议。 外单位借场会议需要该单位与校办联系，签订借用协议，并 经校领导批准，才予进行。外单位委托会议需由我校有关承接部 门以部门报告形式向学校申请，并经批准，在校办组织协调下进 行各项会务准备工作。 二、会务准备工作内容 会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分，需认 真严谨地完成。会前应制订会务预案。 1、明确会议主题 主题是举行会议要完成的任务和目标。主题往往与会名相关， 会名要名实相符，妥帖恰当。 2 根据会议主题预设出席会议人员范围和人数，以达到会议举 办效果。 2、明确会议议程 会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排，也是主持 者主持的方案。应经有关领导审定通过，并作为会议文件一部分 发放给与会者。 3、明确会场布置与设备要求 会场是开会的场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综 合考虑会场的选用;会场布置要简约，与会议内容相符。根据会议 的不同类型进行桌台、席卡、话筒、投影、鲜花等的准备。 4、明确会议责任人 会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重 要前提，以使各部门人员分别按照其职责要求完成会议筹备和会 议工作任务，做到人有专责，事有专人。 5、会议通知拟定发放 3 会议通知必须简明扼要。通常须具备会名、会期、开始时间、 地点、会议参加人员范围、入场凭证、筹备会议的联系人单位、 联系方式等七要素。 上述七要素，可据会议的特点，相取选用。通知发放应该与 会议举行时间有一提前量，保证有途中时间和反馈时间。通知发 出后，应跟踪落实。 邀请市领导、委办领导出席，提前一个月报上级主管部门;邀 请校领导出席，提前五～十个工作日报两办。 6、会议文件准备 会议文件在经有关方面审定完成后，应事先印制成册页，在 会议期间发放至每位与会者。 7、会前检查 会前检查是落实预案、保证开好会议的重要步骤。现场检查 的主要内容有会议文件材料的准备、会场布置以及会场扩音、播 放设备等。这一工作应在会议正式开始前2小时完成，如是隔天 上午举行的会议应在前一天下午完成。 三、会间服务 4 1、入场礼仪 会务服务人员在会议开始前须站在会场处礼貌热情地向客人 问好，并引请客人进入会场入座。先到达的客人入座以后，及时 提供服务。 2、会议签到 及时了解准确掌握与会人员出席情况，及时正确地把出席、 列席及缺席人数统计出来，报告主办方有关人员。 会议进行半小时后，将签到册、签到台的整理、收集工作。 3、规范服务 会议期间，服务员站于会议室门口随时提供服务，直至会议 结束。 服务员20-30分钟为客人添加茶水、更