会计电算化：第四章 第二节报表格式设计.docVIP

第二节　报表格式设计 一、自定义报表格式 自定义报表格式是指用户根据自身管理的需要和其他爱好自行设计报表的表头、报表项目和表尾。 这种方式非常适用于单位内部报表的制作。 自定义报表格式的具体步骤。 1.调用“文件”菜单下的“新建”功能，首先建立一个空白的报表格式。 2.设置报表尺寸，即设定报表的行数和列数。 单击“格式”菜单下的“表尺寸”，此时系统会弹出一个输入对话框，要求输入新表的行数和列数，本例为20行4列，输入之后点击“确认”即形成一张只有20行4列格式的新表，图4-4所示。 图4-4　表尺寸 3.定义行高和列宽。 由于本表中的第一行将输入报表名称“利润表”，其字体比本表中其他各行字体要大，因此需要调整第一行的高度。选中第一行，单击“格式”菜单下“行高”，输入本例所采用的行高10；第一列要输入“报表项目”，第二列要输入“行次”，第三、第四行要输入数据，但每一列的列宽并不相同，假定第一、二、三、四列的列宽分别为78、10、32、32。将光标移到第一列，单击“格式”菜单下的“列宽”项，输入本例所采用的列宽78，其余依此类推，如图4-5所示。 图4-5　列宽设置 4.画表格线。 到目前为止，所看到的表格实际上是没有表格线的，因此需要添加表格线。 本表中的前三行不需要划线。需要划线的区域A4:D20，选中上述区域，单击“格式”菜单下“区域划线”，选择“网线”，如图4-6所示。 图4-6　区域画线 5.定义组合单元，即把几个单元作为一个使用。 选取A1：D1区域，单击“格式”菜单下的“组合单元”，在随后弹出的“组合单元”窗口中点击“整体组合”，如图4-7所示，将该区域合并成一个整体，输入报表名称“利润表”。 图4-7　组合单元 6.设置表内项目。 在A4、B4、C4、D4单元内分别输入“项目”、“行次”、“本月数”、“本年累计”，在A5单元输入“主营业务收入”，其余依此类推。 7.设置字体，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。 分别选中标题所在的组合单元A1：D1、区域A4：D20、，单击“格式”菜单下“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，如图4-8所示，选择“字体图案”页面，确认字体为14，对齐方式为居中。 图4-8　单元格属性 8.设置单元属性。 把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元，把需要输入数字的单元定为数值单元。 9.确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。 分别选中A3、B3单元，单击“数据”菜单下“关键字/设置”项，弹出关键字设置对话框，如图4-9所示，分别选择“单位名称”、“年”、“月”，将3个关键字都加入。 这时用户会发现关键字“年”、“月”叠在一起，无法辨别。要解决这个问题，可通过调用“数据”菜单下“关键字”的“偏移”功能，在系统弹出的“定义关键字偏移”对话窗口中，分别输入各关键字的偏移值，“单元名称”为0(由于单位名称位置正合适，不用调整，所以取0)，“年”为-60(由于原来“年”的位置太靠右，所以要向左偏移)，“月”为-20(道理同上)。点击〖确定〗，关键字就不重叠了。 图4-9　设置关键字 至此，自定义的“利润表”的格式就设计成功了，如图表4-6所示。可以将此表予以保存，调用“文件”菜单下的“保存”功能或者常用工具栏中的〖保存〗图标，系统弹出保存对话框，需要指定存放位置以及所用的文件名，本例文件名就用“利润表”。 图4-10　利润表 自定义报表格式工作量比较大，而且繁琐，但是格式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处理就成为一件非常轻松的工作，财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能够自动生成相应的会计报表。 同时各个单位具体情况不同，管理要求也不一样，因此对内报表的种类、格式也不相同，作为财务人员，务必掌握自定义报表格式的技能，只有这样才能更好地适应现代企业管理对财务工作提出的要求。 二、使用报表模板调整制作报表格式 为了方便各单位财务人员使用报表系统，绝大部分的报表系统都提供了标准的财务报表格式。 首先，启动报表处理系统，进入到报表处理系统主控制画面后，调用“文件”菜单下的“新建”功能或点击工具栏上的“新建”图标，系统会建立一个空白格式的报表。 其次，调用“格式”菜单下的“报表模板”功能，使用系统预置的报表模板。 此时系统会弹出一个“报表模板”子窗口，如图4-11所示，要求用户确认本单位所属的行业和所要利用的报表模板名称，用户可从行业下拉框中选择本单位的行业性质，系统默认的“行业”为工业，本例选择“新会计制度科目”。 图4-11　报表模板 “行业”类型选定之后，接下来可从财务报表下拉框中选择具体的报表名。下拉框中列示的具体报表名和总数会根据选定“行业”的不同而有所不同。比如：对于“工业”单位来说，提供的报表模板限定于“资产负债表”、