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办公室文秘岗位技能培训教程 第一页，共三十七页。 第一章 办公室文秘概述 第一节 文秘的角色 第二页，共三十七页。 办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给 人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。 如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态 度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印 象，进而增进与本单位的业务往来。 第三页，共三十七页。 一、文秘人员的特点 1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。 4、要尽力使自己的行为跟文秘角色相称。 第四页，共三十七页。 二、文秘工作的特性 1、文秘工作的中介性 办公室处于领导与职能部门、职能部门与职能部门、上级单位与下属单位的之间，有着承上启下、联系左右、连结内外的作用。 第五页，共三十七页。 2、文秘工作的政策性和综合性 *办公室必须认真贯彻执行公司政策。 *办公室必须了解方方面面的情况，研究问题，向领导汇报，并提供意见。各职能部门管不到的问题，难以归口的问题，办公室都要管起来。这是文秘工作综合性的表现。 第六页，共三十七页。 3、文秘工作的辅助性和服务性 *文秘工作人员在处理任何问题时，都要以领导意见为根据，而不能代替领导做决定，可以提出意见、建议以至方案，但只有被领导采纳并成为决定后，才能贯彻执行。 *文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领导活动服务，以提高领导活动的效率和质量。与此同时，文秘工作也为各职能部门服务。 第七页，共三十七页。 4、文秘工作的机要性和潜隐性 *文秘紧靠领导，接触领导的机会最好，经常参与研究各种机密问题，负责机密文件的起草和保管，所以文秘人员要严守保密规定、纪律。 *文秘工作的潜隐性体现在： （1）文秘不能显示自己的劳动成果； （2）文秘人员不得对外表现自己。 第八页，共三十七页。 5、文秘工作与处理信息 *文秘工作的基本职能在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。 *文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精神、新动向、新政策、新经验，即发现文件的“新鲜信息”。 *对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是文秘工作的基本职能。 第九页，共三十七页。 第二节 文秘与领导的关系 文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关系；文秘是领导者的直接助手和参谋。 第十页，共三十七页。 一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关 系。 2、就精神道德方面而言，文秘与领导是诤友 关系。 第十一页，共三十七页。 二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段 参加重大活动的时间表。 文秘要为领导事先安排好时间，可保证领导 活动有节奏、高效率，也使领导有适当的休息 时间。 第十二页，共三十七页。 三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰 写文稿、挡驾等； 2、智力辅助。如在制定决策过程中参与论 证，在执行决策过程中跟踪调查和及时反馈， 平时为领导提供咨询等； 3、心理辅助。 第十三页，共三十七页。 第三节 文秘的职责 文秘的主要职能有；辅助决策，沟通信息，协调关系，保守秘密，办文办会和管理事务等。 第十四页，共三十七页。 一、辅助决策职责 二、协调关系职责 三、处理事务职责 四、组织会议职责 五、撰写文稿职责 六、管理文书职责 七、保守机密职责 八、信访工作职责 九、督促检查职责 第十五页，共三十七页。 第四节 文秘人员必备素质 一、政治和道德素质要求 良好的政治素质，高尚的道德风貌，是文秘 素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、 政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德 素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的 道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品 质等。 第十六页，共三十七页。 1、坚定正确的政治方向 办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方 向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内 外时事、政治，认真学习、深刻理解党和政府 的重大决策，并尽可能通过对时事政治的研 究，预测未来发展的趋势，主动做好工作。 第十七页，共三十七页。 2、敏捷高效的工作作风 办公室文秘人员必须具有强烈的时间观念和 效益观念，养成雷厉风行的工作作风。遇事反 应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲求效 率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理 事务，从理性分析到见诸文字，都要周密细 致，各种数据一定要仔细核实，避免出错