某公司物料编码的原则.pdf

XXXX 电器集团编码原则 指 导 说 明 书 Zhejiang kingdee 客户服务部 二ОО二年三月 编码原则 说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于 K3 系统的客户编 码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要编 码的任何工程等。 第一节 物料编码的意义 物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有 关事项的一种经管工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关 紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时， 物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉着物料编码，使各部门 提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下： ➢ 增强物料资料的正确性 物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编 码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致 于发生。 ➢ 提高物料经管的工作效率 物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料经管简便省事，效率因此 提高。 ➢ 利于电脑的经管 物料经管在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到 物料经管之效果。 ➢ 降低物料库存、降低成本 物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料经管工作的效 率，因此可减轻资金的积压，降低成本。 ➢ 防止物料舞弊事件之发生 物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之 发生。 ➢ 便于物料之领用 库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库 的发料都十分方便。 第二节物料编码的原则 物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：  简单性  分类展开性  完整性  单一性  一贯性  可伸缩性  组织性  适应电脑经管  充足性  易记性 一、简单性 编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的经管，如果编码过于繁杂，则违反了编码 之目的。因此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、 抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。 物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类工程多了，就显得很不方便。 若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。 二、分类展开性 物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多 只能由十个细分的工程，如果采用英文字母，则每段有 26 个细分工程，然而细分工程太多， 就难于查找，而细分工程太少，则分类展开太慢，分类细分工程通常 以五至九个较佳。例如 采用阿拉伯数字十进位，有十八个工程时，其分类展开可以利用下列方法 。 需要分类 第一种分类 第二类分法 第三类分法 的工程 方法 1 11 01 01 2 12 0 02 02 3 13 03 03 1 4 14 1 1 04 5 15 21 05 6