电子邮件礼仪培训教材.pptxVIP

电子邮件礼仪 ——让我们高效沟通;目录; 你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是答复那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker ?管理技能与方法?附录C;电子邮件实施礼仪规那么重要性的原因有如下3个： 专业特性： 通过使用适宜的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！〞 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，防止浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务标准性.;收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人〞 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送〔BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道;;;;;;;邮件要有称呼 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人 当收件人为多人时，称呼可用： 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号);正文要从“称呼〞下另起一行，不要从“称呼〞在同一行开始。 按逻辑顺序安排邮件内容 首先：开门见山，点明问题 其次：细节描述，背景说明 接着：提供支持性材料或附件 留意：原邮件〔先前的邮件〕加在回复内容之后 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How〔人事地，时因法〕 清楚表达你的观点 每个工程都需要有一个责任人和截止日期 ;邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失 如果使用outlook等写英文邮件，那么每次使用“拼写检查〞。如果写中文邮件，那么自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的〞，更不要按自己的喜???来写) 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛;正确的标点符号给人的感觉是“你很专业〞。;英文邮件中的标点符号; 感慨号：主要用在感慨句的句末，表示强烈的感情。感慨句是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感慨号。 ?百度百科? ;3;3;3;3;3;3;3;3;3;3;“收件人〞 和 “抄送〞 回复或转发时，检查 “收件人〞、“抄送〞内的名单，加上那些必须包括的，删除那些不需要抄送的 礼节性回复 如果你是主要的信息接收者(即说明你的名字在“收件人〞中)，收到邮件时总是答复“谢谢〞、“我明白〞以确认你收到邮件 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人) 删除不必要的先前的邮件和/或附件;部门助理或联络窗口转发邮件 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进 回复错发的邮件 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？〞当然，附上原邮件。;邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，那么需更新邮件。 用原邮件转发， 原主题后加update 或—更新, 说明这是更新的邮件 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容;跟进 对于紧急或重要的事情，应打 给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事 防止做邮递员 “我发邮件了，他没看〞(把责任推给别人) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了〞 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员;;总结